Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych

Kwalifikatory, formaty i identyfikatory często są mylone z metadanymi, ale to zupełnie co innego, jeśli chodzi o opisywanie i ogarnianie informacji. Kwalifikatory mogą mieć różne znaczenia, ale nie tworzą całościowego zestawu informacji. Format dotyczy struktury pliku albo tego, jak są przechowywane dane, co się różni od samego opisu dokumentu. Identyfikatory to unikalne oznaczenia, które pomagają zidentyfikować zasoby, ale nie mówią za dużo o ich charakterystyce czy kontekście. To wszystko jest istotne w systemach informacyjnych, ale nie może zastąpić metadanych. Mylenie metadanych z formatami czy identyfikatorami ogranicza to, jak organizacje zarządzają swoimi zasobami i przechowują je na dłużej. W praktyce, dobre wykorzystanie metadanych to podstawa archiwizacji i ogólnie zarządzania informacjami, co pokazuje, jak ważne są w nowoczesnym podejściu do dokumentów.