Metadane to zestaw informacji, które opisują inne dane, w tym dokumenty elektroniczne. Ich rolą jest ułatwienie wyszukiwania i zarządzania tymi dokumentami. Przykładem mogą być metadane w systemach zarządzania treścią, które zawierają informacje takie jak autor, data utworzenia, format i słowa kluczowe, co znacznie przyspiesza proces wyszukiwania. W branży informacji i dokumentacji, standardy takie jak Dublin Core czy ISO 19115 definiują zestawy metadanych, które są powszechnie używane do opisu zasobów w różnych kontekstach, od bibliotek po systemy GIS. Dobrze zaprojektowane metadane nie tylko ułatwiają dostęp do informacji, ale również wspierają długoterminowe przechowywanie zasobów poprzez zapewnienie, że kontekst i znaczenie dokumentów są zachowane i zrozumiałe dla przyszłych użytkowników.
Kwalifikatory, formaty i identyfikatory to pojęcia często mylone z metadanymi, ale różnią się one znacząco w kontekście opisu i zarządzania informacją. Kwalifikatory to elementy, które mogą mieć różne znaczenia w zależności od kontekstu, ale nie stanowią one całościowego zestawu informacji opisowych. Format odnosi się do struktury pliku lub sposobu przechowywania danych, co nie jest tożsame z opisywaniem samego dokumentu. Identyfikatory z kolei to unikalne oznaczenia, które pozwalają na jednoznaczną identyfikację zasobów, ale nie dostarczają informacji o ich charakterystyce czy kontekście. Te koncepcje są kluczowe w systemach informacyjnych, ale ich funkcjonalność nie zastępuje roli metadanych. Błędne myślenie o metadanych jako o czymś, co można zamienić na formaty czy identyfikatory, ogranicza zdolność organizacji do efektywnego zarządzania swoimi zasobami i ich długoterminowego przechowywania. W praktyce, skuteczne wykorzystanie metadanych jest fundamentem dla systemów archiwizacji i zarządzania informacją, co podkreśla ich znaczenie w każdym nowoczesnym podejściu do zarządzania dokumentami.