Metadane to zestaw usystematyzowanych informacji, które są zgodne z określonym standardem i mają za zadanie ułatwienie wyszukiwania, klasyfikacji oraz zarządzania danymi. W kontekście dokumentacji, metadane mogą obejmować takie elementy jak autor, data utworzenia, format pliku czy słowa kluczowe, które znacząco wpływają na efektywność procesów archiwizacji i udostępniania informacji. Przykładami zastosowania metadanych są systemy zarządzania dokumentami, gdzie metadane są wykorzystywane do katalogowania i szybkiego znajdowania plików. Również w bibliotekarstwie metadane takie jak Dublin Core czy MARC (Machine-Readable Cataloging) są standardem, który ułatwia wymianę informacji między bibliotekami. W praktyce, dobre praktyki związane z metadanymi obejmują stosowanie jednolitych formatów oraz zapewnienie ich aktualności, co jest kluczowe dla długoterminowego przechowywania i zarządzania dokumentacją.
Identyfikatory, formaty oraz kwalifikatory to terminy, które mogą być mylone z metadanymi, jednak ich zastosowanie i znaczenie są znacznie inne. Identyfikatory odnoszą się do unikalnych oznaczeń, które służą do jednoznacznej identyfikacji obiektów, takich jak ISBN dla książek czy DOI dla publikacji naukowych. Choć identyfikatory pełnią funkcję ułatwiającą odnalezienie danych, nie zawierają one informacji kontekstowych, które są kluczowe dla zrozumienia treści dokumentu. Z kolei formaty odnosi się do struktury lub typu pliku, jak PDF, DOCX czy JPEG. Format informuje nas o sposobie zapisu danych, jednak nie dostarcza informacji o samych danych czy ich kontekście. Kwalifikatory z kolei to dodatkowe terminy lub kategorie, które mogą służyć do klasyfikacji informacji, ale nie są pełnoprawnym zestawem metadanych. Kluczowym błędem myślowym jest utożsamianie tych terminów z metadanymi, które zawierają nie tylko identyfikatory, ale także kontekst oraz szczegóły dotyczące danego obiektu, co czyni je niezwykle istotnymi w zarządzaniu informacjami. Standardy dotyczące metadanych, takie jak ISO 19115 w geoinformacji czy Dublin Core w bibliotekarstwie, wpisują się w najlepsze praktyki, które powinny być stosowane do efektywnego zarządzania dokumentacją.