Najbardziej szczegółowy typ ewidencji archiwalnej, który oprócz hasła i sygnatury zawiera regest dokumentu, stosowany najczęściej w przypadku zasobu staropolskiego, to
Sumariusz jest najbardziej rozbudowanym rodzajem ewidencji archiwalnej, który zawiera szczegółowe informacje o dokumentach, w tym hasło, sygnaturę oraz regest. Regest, czyli skrótowe streszczenie treści dokumentu, jest kluczowym elementem w kontekście zasobów archiwalnych, szczególnie tych pochodzących z okresu staropolskiego. Dzięki sumariuszom archiwiści i badacze mogą szybko zorientować się w zawartości zbiorów, co znacznie ułatwia proces kwerendy oraz poszukiwania konkretnych informacji. W praktyce sumariusz umożliwia efektywne zarządzanie dokumentacją, a także wspiera zachowanie ciągłości historycznej, co jest zgodne z wytycznymi Międzynarodowego Stowarzyszenia Archiwów. W archiwach, które stosują takie praktyki, możliwe jest szybkie odnalezienie dokumentów, co ma istotne znaczenie dla prac badawczych oraz dla osób korzystających z zasobów archiwalnych w celach naukowych czy genealogicznych. W tym kontekście sumariusz pełni rolę nie tylko ewidencyjną, ale również informacyjną, co czyni go niezastąpionym narzędziem w pracy archiwisty.
Katalog, dziennik i ewidencja, mimo że są popularnymi formami ewidencji, nie mają tej samej rozbudowy i funkcjonalności co sumariusz. Katalog to spis zbiorów, który skupia się na organizacji i klasyfikacji dokumentów, ale nie zawsze zawiera szczegółowy opis treści poszczególnych pozycji. Często ogranicza się do podstawowych danych, takich jak tytuł, autor i daty, co nie wystarcza w kontekście archiwów staropolskich, gdzie znajomość kontekstu dokumentu jest kluczowa do jego zrozumienia. Dziennik, z drugiej strony, jest narzędziem do rejestrowania bieżących działań, takich jak przyjęcia lub wydania dokumentów, a nie do szczegółowego opisu zawartości archiwaliów. Ewidencja to termin ogólny, który może odnosić się do różnych form rejestracji dokumentów, jednak również nie dostarcza tak szczegółowych informacji jak regesty w sumariuszach. Takie nieporozumienia mogą prowadzić do błędnych wniosków przy klasyfikacji dokumentów oraz utrudniać pracę badawczą. Kluczowe jest zrozumienie, że sumariusz, jako forma ewidencji, ma swoje unikalne zalety w kontekście archiwalnym, które nie są obecne w innych typach rejestracji. Dlatego zrozumienie i rozróżnianie tych pojęć jest istotne dla prawidłowego zarządzania archiwaliami oraz dla efektywnego dostępu do informacji historycznych.