Mikrofilm w postaci negatywnej lub pozytywnej, który ma być trwale archiwizowany, to mikrofilm
Mikrofilm archiwalny to forma dokumentacji, która została zaprojektowana do długoterminowego przechowywania i ochrony informacji. Odpowiednie normy mówią, że mikrofilmy archiwalne powinny być wykonane z materiałów odpornych na degradację, aby zapewnić ich trwałość przez wiele lat, a nawet stuleci. Takie mikrofilmy są zazwyczaj produkowane z wysokiej jakości emulsji srebra, które charakteryzują się dużą stabilnością i odpornością na światło oraz zmiany chemiczne. Przykładem zastosowania mikrofilmów archiwalnych są zbiory bibliotek i instytucji państwowych, które archiwizują dokumenty historyczne, umowy, akty prawne i inne ważne materiały. Dobrą praktyką jest także stosowanie odpowiednich metod przechowywania takich mikrofilmów, w tym kontrola temperatury i wilgotności, aby zapewnić ich dalszą użyteczność. Mikrofilmy archiwalne odpowiadają na potrzeby zachowania dziedzictwa kulturowego oraz dokumentacji administracyjnej, co czyni je niezbędnym elementem w zarządzaniu archiwum.
Mikrofilmy użytkowe, choć również używane w archiwach, nie są przeznaczone do bezterminowego przechowywania. Zazwyczaj mają one na celu ułatwienie dostępu do dokumentów, a ich jakość i trwałość mogą nie spełniać standardów archiwalnych. Mikrofilmy przezroczyste są wykorzystywane w celach ilustrujących lub jako kopie robocze, a ich struktura nie jest zoptymalizowana pod kątem długotrwałego przechowywania. Z kolei mikrofilmy uzupełniające mają za zadanie uzupełnienie braków w dokumentacji, co również nie czyni ich odpowiednimi do archiwizacji. Podstawowym błędem w myśleniu jest mylenie celu przechowywania z jakością materiałów. Wiele osób może sądzić, że mikrofilmy użytkowe wystarczą do zarchiwizowania ważnych dokumentów, jednak w praktyce ich trwałość i stabilność mogą być niewystarczające. Należy również pamiętać, że standardy archiwalne, takie jak normy ISO dotyczące mikrofilmów, wyraźnie określają, jakie cechy powinny mieć materiały archiwalne, aby zapewnić ich długotrwałość i bezpieczeństwo. Stosowanie mikrofilmów, które nie spełniają tych norm, może prowadzić do utraty cennych informacji.