Nośniki cyfrowe, takie jak dyski twarde, nośniki USB czy płyty CD/DVD, powinny być przekazywane do archiwum zakładowego w sposób uporządkowany, a najbardziej odpowiednią metodą w tym kontekście jest uporządkowanie chronologiczne. Uporządkowanie chronologiczne zapewnia, że zbiory danych będą zorganizowane w sposób, który odzwierciedla czas ich powstania, co jest istotne dla późniejszego dostępu i analizy. Przykładowo, w archiwizacji dokumentacji projektowej, uporządkowanie chronologiczne pozwala na łatwe śledzenie postępu prac oraz rozwoju projektu w czasie. Takie podejście jest zgodne z najlepszymi praktykami archiwizacji, które zalecają utrzymanie porządku w dokumentach, aby ułatwić ich późniejsze przeszukiwanie oraz ewentualne audyty. Dodatkowo, standardy ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją podkreślają znaczenie organizacji dokumentów w sposób, który wspiera ich późniejsze wykorzystanie. Uporządkowanie chronologiczne jest również korzystne w kontekście zarządzania cyklem życia informacji, ponieważ pozwala na łatwe identyfikowanie i usuwanie przestarzałych danych w sposób zgodny z regulacjami prawnymi.
Poprawne uporządkowanie nośników cyfrowych jest kluczowym elementem efektywnego zarządzania informacją, jednak wybór niewłaściwej metody porządkowania może prowadzić do poważnych problemów z dostępnością i bezpieczeństwem danych. Uporządkowanie formatami, na przykład, zakłada, że wszystkie pliki o tym samym typie będą zgromadzone razem, co może być mylące, gdy różne wersje dokumentów dotyczą różnych projektów lub lat. To podejście może również skomplikować proces wyszukiwania specyficznych informacji, które są rozproszone w różnych grupach formatów. Uporządkowanie rodzajami, takie jak segregacja dokumentów według ich typów (np. raporty, umowy, zdjęcia), również nie dostarcza pełnego kontekstu czasowego i może prowadzić do problemów w przypadku, gdy te same dokumenty są używane w różnych projektach w różnych okresach. Z kolei uporządkowanie alfabetyczne, choć może ułatwić lokalizację dokumentów według nazw, nie odzwierciedla chronologii ich powstawania i może prowadzić do sytuacji, w której ten sam dokument w różnych wersjach znalazłby się w różnych miejscach, co utrudniałoby jego identyfikację. W rezultacie, niezrozumienie znaczenia chronologii w archiwizacji nośników cyfrowych może prowadzić do dezinformacji, opóźnień w dostępie do danych oraz naruszeń standardów zarządzania informacją, co jest elementem kluczowym w każdej organizacji. Dlatego ważne jest, aby przy organizacji nośników cyfrowych zawsze kierować się zasadą chronologii, co pomoże w utrzymaniu spójności i łatwości dostępu do archiwizowanych materiałów.