Numerowanie kolejnych kart jednostki archiwalnej to
Foliacja to właśnie numerowanie kolejnych kart, czyli fizycznych arkuszy znajdujących się w jednostce archiwalnej. Ważne jest tu słowo karty, bo jedna karta ma zwykle dwie strony: recto i verso, czyli przód i tył. W praktyce archiwalnej foliację stosuje się po to, żeby dało się jednoznacznie wskazać miejsce dokumentu w teczce, poszycie albo księdze, np. karta 12 albo k. 12v, gdy chodzi o odwrotną stronę tej samej karty. Moim zdaniem to jedna z tych prostych czynności, które potem bardzo ratują pracę przy kwerendach i udostępnianiu akt. Dobra praktyka jest taka, żeby numerować delikatnie, zwykle ołówkiem, w stałym miejscu, najczęściej w prawym górnym rogu, bez zasłaniania tekstu, pieczęci czy dawnych oznaczeń kancelaryjnych. Foliacja pomaga kontrolować kompletność jednostki, wykrywać braki, pomyłki w ułożeniu dokumentów i poprawnie sporządzać opis archiwalny. Łączy się więc z porządkowaniem, ewidencją oraz późniejszym bezpiecznym korzystaniem z materiałów.
W tym pytaniu łatwo pomylić kilka czynności, bo wszystkie brzmią dość technicznie i faktycznie mogą pojawić się podczas pracy z aktami. Paginacja dotyczy jednak numerowania stron, a nie kart. To istotna różnica: karta jest jednym fizycznym arkuszem, który ma dwie strony. Gdyby w jednostce archiwalnej zamiast foliacji zastosować paginację, liczba oznaczeń mogłaby być nawet dwa razy większa, a odwołania w opisie archiwalnym byłyby mniej zgodne z praktyką stosowaną przy wielu zespołach aktowych. Datowanie oznacza ustalanie albo zapisywanie dat dokumentów, zakresu chronologicznego jednostki, ewentualnie dat skrajnych. Jest potrzebne przy opracowaniu zespołu, ale nie polega na fizycznym numerowaniu arkuszy. Stemplowanie z kolei wiąże się z nanoszeniem pieczęci, znaku własnościowego, wpływu albo oznaczenia ewidencyjnego. Może potwierdzać przynależność materiału do archiwum, ale samo w sobie nie tworzy kolejnej numeracji kart. Typowy błąd myślowy polega na tym, że ktoś kojarzy numerki na dokumentach z dowolnym sposobem oznaczania akt. W archiwistyce nazwy czynności są jednak dosyć precyzyjne, bo od nich zależy późniejsze cytowanie, kontrola kompletności i porządek w jednostce. Numerowanie kolejnych kart to foliacja, najlepiej wykonana ostrożnie i konsekwentnie, bez niszczenia oryginalnej treści dokumentów.