Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych

Pierwsza odpowiedź, sugerująca, że okres przechowywania dokumentacji liczy się od daty oddania obiektu do użytku, może prowadzić do nieporozumień w kontekście zarządzania dokumentacją techniczną. Oddanie obiektu do użytku jest końcowym etapem realizacji projektu, jednak nie powinno być to wyznacznikiem rozpoczęcia okresu przechowywania dokumentacji. W praktyce, może się zdarzyć, że dokumentacja projektowa nie jest już potrzebna po zakończeniu budowy, zwłaszcza gdy projekt jest wycofywany lub unieważniany. Koncepcja ta nie uwzględnia również sytuacji, w których dokumentacja może być potrzebna do przyszłych przeglądów, audytów lub kontroli. Następna odpowiedź, mówiąca o sporządzeniu dokumentacji projektowej, również jest myląca. Sporządzenie dokumentacji oznacza jej stworzenie, a nie jej przechowywanie. Okres przechowywania dokumentów powinien być związany z ich wykorzystaniem w praktyce, a nie z momentem ich sporządzenia. Podobne błędy logiczne występują w trzeciej odpowiedzi, która wskazuje na przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego. Przekazanie do archiwum jest bardziej związane z administracyjnym aspektem zarządzania dokumentacją niż z określeniem, kiedy rzeczywiście zaczyna się okres ich przechowywania. Wszystkie te odpowiedzi nie odzwierciedlają rzeczywistych praktyk w zakresie zarządzania dokumentacją techniczną i mogą prowadzić do nieklasowych decyzji dotyczących przechowywania istotnych informacji. Właściwe podejście polega na tym, aby okres przechowywania dokumentacji był uzależniony od sytuacji związanych z jej używaniem oraz dalszymi potrzebami organizacyjnymi.