Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych

Podczas klasyfikacji nagrań do odpowiednich działów rzeczowych, często myli się rolę sygnatury, tytułu, zakresu chronologicznego oraz rejestru treści. Sygnatura nagrania, mimo że pełni funkcję identyfikacyjną, nie jest wystarczająca do zakwalifikowania nagrania do konkretnego działu. W praktyce, sygnatura jest używana głównie do zarządzania i ewidencjonowania dokumentów, a nie do określania ich zawartości czy kontekstu. Ważnym elementem klasyfikacji jest tytuł nagrania, który dostarcza podstawowych informacji o tym, czego dotyczy nagranie. Z kolei zakres chronologiczny wskazuje na okres, do którego nagranie się odnosi, co jest kluczowe w przypadku archiwów historycznych czy dokumentów czasowych. Regestr treści nagrania, jako szczegółowy opis jego zawartości, jest niezbędny do skutecznej kwalifikacji. Błędne podejście polegające na opieraniu się wyłącznie na sygnaturze może prowadzić do poważnych nieporozumień i utrudnień w pracy archiwisty lub osoby odpowiedzialnej za zarządzanie dokumentacją. W związku z tym, zaleca się stosowanie kompleksowego podejścia do klasyfikacji, uwzględniającego wszystkie wymienione czynniki, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w dziedzinie zarządzania informacją i archiwizacji.