Dokument archiwalny nie stanowi
Preliminarz to taki dokument, który jest bardziej narzędziem do planowania i organizowania działań, niż do archiwizacji. Czyli, nie jest to coś, co służy do zapisywania historii. Zamiast tego mamy dokumenty jak spisy zdawczo-odbiorcze czy inwentarze, które pomagają w archiwizacji. Spis zdawczo-odbiorczy to ważna rzecz, bo pozwala rejestrować, co i komu zostało przekazane. Dzięki temu można łatwiej śledzić, co się dzieje z dokumentami i utrzymać porządek w archiwum. Inwentarz kartkowy to też fajne narzędzie, bo ułatwia katalogowanie dokumentów, a to oznacza, że szybciej znajdziemy to, czego szukamy. Przewodniki po zasobach archiwum też są bardzo przydatne, bo dają nam info o tym, co mamy w archiwum. W ogóle, w archiwizacji ważne jest, aby korzystać z dobrych narzędzi, żeby wszystko było jasne i trwałe.
Spis zdawczo-odbiorczy i inwentarz kartkowy to dokumenty, które mają naprawdę duże znaczenie w archiwizacji. Spis zdawczo-odbiorczy rejestruje, co się dzieje z dokumentami, kto co przekazuje. Bez niego może być bałagan, bo ciężko będzie znaleźć ważne dokumenty. Inwentarz kartkowy służy do katalogowania zasobów, co powinno ułatwić dostęp do informacji. Jeśli źle zrozumiemy te dokumenty, to może być spory problem w archiwum. Przewodniki po zasobach archiwum też są istotne, bo informują, co mamy i gdzie to leży. Często sądzi się, że dokumenty, które nie są fizycznie w archiwum, są nieistotne, ale to nieprawda. Dobre dokumenty muszą spełniać określone normy, bo inaczej można zgubić coś ważnego. Obecnie archiwa stosują różne standardy, takie jak ISAD(G) czy ISAAR(CPF), które mówią, jak powinno się prowadzić dokumentację.