Pozytywowy zapis obrazu utworzony w archiwum, gdy posiadamy jedynie zapis na negatywie lub cyfrowy – sporządzony w celu identyfikacji i przetwarzania, to
Wglądówka to rodzaj pozytywowego zapisu obrazu, który jest sporządzany z negatywu lub zapisu cyfrowego i ma na celu ułatwienie rozpoznania oraz opracowania danego materiału. Jest ona wykorzystywana przede wszystkim w archiwizacji oraz konserwacji zbiorów fotograficznych, a także w kontekście prezentacji materiału dla osób, które nie mają dostępu do oryginałów. Z perspektywy dobrych praktyk archiwalnych, wglądówki są niezbędne, ponieważ pozwalają na zabezpieczenie oryginalnych negatywów oraz umożliwiają ich łatwe przeszukiwanie. Przykładem zastosowania wglądówek może być sytuacja, w której archiwista sporządza wglądówkę z archiwalnego negatywu w celu ukazania zawartości zbioru dla badaczy lub wystaw. Oprócz tego, wglądówki stosuje się w muzealnictwie oraz w instytucjach kultury, aby umożliwić szerszej publiczności dostęp do cennych zbiorów bez ryzyka uszkodzenia oryginału.
Kopie użytkowe, kopie zabezpieczające oraz równoważniki oryginału to pojęcia, które często mylone są z wglądówkami, jednak każde z nich ma swoje specyficzne znaczenie i zastosowanie. Kopia użytkowa to zazwyczaj reprodukcja, która jest przeznaczona do codziennego użytku, np. w celach edukacyjnych lub informacyjnych. Różni się ona od wglądówki tym, że niekoniecznie ma na celu ułatwienie rozpoznania oryginału, lecz może być traktowana jako materiał pomocniczy bez większego znaczenia archiwalnego. Kopia zabezpieczająca to forma ochrony oryginału, tworzona z myślą o przechowywaniu w bezpiecznym miejscu, na wypadek uszkodzenia lub utraty oryginału. Jest to kluczowy element ochrony zasobów archiwalnych, ale nie ma ona tego samego celu co wglądówka. Równoważnik oryginału to termin stosowany w kontekście cyfryzacji, gdzie materiał cyfrowy traktowany jest jako równoważny oryginałowi, co również różni się od funkcji, jaką pełni wglądówka. W przypadku niepoprawnych odpowiedzi, istotnym błędem myślowym jest brak zrozumienia różnic pomiędzy tymi terminami i ich zastosowaniem w praktyce archiwalnej. W rezultacie, osoby mylące te pojęcia mogą nie być w stanie skutecznie zarządzać zbiorami archiwalnymi ani tworzyć odpowiednich dokumentów zabezpieczających lub użytkowych, co może prowadzić do utraty wartości historycznej lub artystycznej materiałów.