Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych

Indeksowanie, choć ważne w kontekście archiwów, nie jest tożsame z kwalifikacją archiwalną. Polega ono na tworzeniu indeksów, które ułatwiają dostęp do dokumentów, poprzez przypisanie im odpowiednich słów kluczowych i tagów. Jest to narzędzie porządkujące, ale nie oceniające wartości dokumentów. Digitalizacja, z kolei, odnosi się do procesu przekształcania dokumentów papierowych w formaty cyfrowe. Dzięki digitalizacji archiwa mogą być łatwiej dostępne i chronione przed fizycznym uszkodzeniem. Jednak sama digitalizacja nie ocenia wartości archiwalnej dokumentów, a jedynie zmienia ich formę. Katalogowanie polega na tworzeniu szczegółowych opisów dokumentów i organizowaniu ich w systematyczny sposób, co również jest istotne dla zarządzania archiwami. Jednak podobnie jak indeksowanie, katalogowanie skupia się na organizacji dokumentów, a nie na ocenie ich wartości. Proces kwalifikacji archiwalnej jest więc unikalny, ponieważ bezpośrednio dotyczy oceny znaczenia i wartości dokumentów, co czyni go niezastąpionym w utrzymaniu wartościowych zasobów dokumentalnych.