Baza danych to systematycznie zorganizowany zbiór danych, który umożliwia ich efektywne przechowywanie, zarządzanie oraz przetwarzanie. W kontekście dokumentacji audiowizualnej, jest to narzędzie służące do catalogowania i archiwizowania różnych form materiałów, takich jak filmy, nagrania dźwiękowe czy fotografie. W przeciwieństwie do dokumentów audiowizualnych, baza danych nie jest sama w sobie formą dokumentacji, ale raczej platformą, która umożliwia przechowywanie i organizowanie tych dokumentów. Przykładowo, w zakładach filmowych bazy danych mogą być używane do zarządzania informacjami o produkcjach filmowych, aktorach, lokalizacjach czy prawach autorskich. Stosowanie baz danych zgodnie z normami, takimi jak SQL, pozwala na ich efektywne wykorzystanie w różnych aplikacjach, co czyni je niezbędnym narzędziem w dziedzinie zarządzania informacją.
Polaroid, nagranie dźwiękowe oraz film stanowią przykłady dokumentacji audiowizualnej, ponieważ każda z tych form zawiera materiał wizualny lub dźwiękowy, który może być rejestrowany, przechowywany i odtwarzany w celu przekazywania informacji lub dokumentowania zdarzeń. Polaroid to specyficzny rodzaj fotografii, który umożliwia natychmiastowe uzyskanie wydruku zdjęcia, co sprawia, że jest to dokument wizualny o wyjątkowej wartości archiwalnej, szczególnie w kontekście osobistych wspomnień czy projektów artystycznych. Nagranie dźwiękowe to forma dokumentacji, która rejestruje dźwięk, co jest kluczowe w dziedzinach takich jak muzykologia, archiwistyka dźwiękowa czy media. Filmy, z kolei, to kompleksowy środek przekazu, który łączy obraz i dźwięk, umożliwiając tworzenie narracji wizualnych i sztuki filmowej. W kontekście dokumentacji audiowizualnej, te formy są istotne, ponieważ oferują różnorodne sposoby na dokumentowanie rzeczywistości oraz ekspresję artystyczną. Pojęcie dokumentacji audiowizualnej obejmuje szerszy zakres niż tylko same dane; koncentruje się na tym, jak te dane są zbierane, przechowywane i udostępniane. W rezultacie, mylenie bazy danych z dokumentacją audiowizualną prowadzi do ograniczonego zrozumienia roli, jaką różne formy mediów odgrywają w zachowywaniu i przekazywaniu informacji.