Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Zawód: Technik archiwista
System informatyczny, który pozwala na realizację czynności kancelaryjnych, rejestrowanie przebiegu załatwiania spraw oraz zbieranie i tworzenie dokumentów elektronicznych w sektorze administracji publicznej, określany jest nazwą systemu
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź "elektronicznego zarządzania dokumentacją" jest poprawna, ponieważ system ten jest kluczowym elementem współczesnej administracji publicznej. Umożliwia on efektywne zarządzanie dokumentami elektronicznymi poprzez ich tworzenie, archiwizację oraz obieg w ramach instytucji. Zastosowanie takiego systemu przyczynia się do zwiększenia efektywności procesów administracyjnych, redukcji kosztów operacyjnych oraz poprawy jakości świadczonych usług. Przykładem praktycznego zastosowania systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją może być system ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej), który umożliwia obywatelom składanie wniosków oraz uzyskiwanie odpowiedzi drogą elektroniczną. Tego typu rozwiązania są zgodne z krajowymi oraz międzynarodowymi standardami, takimi jak ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją. W obliczu rosnących wymagań dotyczących przejrzystości i odpowiedzialności w administracji publicznej, elektronizacja i automatyzacja procesów stają się niezbędne.
Wybór odpowiedzi, która nie odnosi się do "elektronicznego zarządzania dokumentacją", odzwierciedla pewne nieporozumienia dotyczące terminologii i funkcji systemów informatycznych w administracji. Odpowiedzi zawierające odniesienia do "teleinformatycznego zarządzania danymi" oraz "elektronicznego zarządzania danymi" skupiają się na ogólnym zarządzaniu danymi, które nie jest wystarczające w kontekście dokumentacji administracyjnej. Systemy teleinformatyczne są szerokim pojęciem i obejmują różne technologie komunikacyjne i informacyjne, jednak niekoniecznie koncentrują się na specyficznych funkcjach związanych z zarządzaniem dokumentami. Zarządzanie danymi to proces, który może dotyczyć wielu aspektów, takich jak przechowywanie, przetwarzanie czy analiza danych, ale nie wskazuje bezpośrednio na obiegi dokumentów, które są kluczowe w kontekście administracji publicznej. Ważne jest zrozumienie, że dokumentacja w administracji musi być nie tylko stworzona i zarejestrowana, ale także odpowiednio klasyfikowana, przetwarzana oraz archiwizowana. Niezrozumienie tej różnicy może prowadzić do błędnych wniosków dotyczących tego, jak właściwie zorganizować i zautomatyzować procesy biurowe w instytucjach publicznych. Rekomendowane jest więc zapoznanie się z normami takimi jak ISO 30300, które definiują zasady zarządzania dokumentacją w systemach elektronicznych. Właściwe rozróżnienie pomiędzy pojęciami zarządzania dokumentacją a zarządzaniem danymi jest kluczowym krokiem w kierunku efektywnej transformacji cyfrowej w administracji.