Skan jest formą cyfrowej reprodukcji dokumentów, która umożliwia przechowywanie informacji w formacie elektronicznym. W kontekście archiwizacji dokumentacji fotograficznej, skanowanie pozwala na zachowanie oryginalnych zdjęć w postaci cyfrowej, co jest zgodne z najlepszymi praktykami archiwizacji. Dzięki skanowaniu, dokumenty są łatwiejsze do przeszukiwania i udostępniania, a także zabezpieczone przed fizycznym uszkodzeniem. W przypadku fotografii, skanowanie zapewnia wyspecjalizowane rozdzielczości, które mogą uchwycić szczegóły, co jest kluczowe dla zachowania wartości dokumentów. Standard ISO 19005-1:2005 określa zasady archiwizacji elektronicznej, w tym sposoby przechowywania obrazów w formacie PDF/A, co zapewnia długoterminową dostępność i integralność skanowanych dokumentów. W praktyce, archiwa cyfrowe oparte na skanach są nie tylko bardziej przestrzenne, ale także bardziej kosztowo efektywne w porównaniu do tradycyjnych form archiwizacji, takich jak mikrofilm czy fizyczne kopie.
Wybór negatywu, mikrofilmu czy kserokopii jako formy kopii zabezpieczającej dokumentację fotograficzną jest niepoprawny z kilku kluczowych powodów. Negatyw, choć może być użyteczny w kontekście fotografii tradycyjnej, nie stanowi formatu elektronicznego. Jest to fizyczna forma, która wymaga specjalistycznego sprzętu do interpretacji, co czyni ją mniej praktyczną w kontekście nowoczesnej archiwizacji. Mikrofilm, z drugiej strony, to technologia, która również nie odpowiada na potrzeby cyfrowego przechowywania dokumentacji. Choć mikrofilmy były popularne w przeszłości do przechowywania dużej liczby dokumentów w formie analogowej, ich dostępność i przeszukiwanie w dzisiejszych czasach są znacznie ograniczone w porównaniu do cyfrowych rozwiązań. Kserokopia, mimo że może stanowić analogową formę kopiowania, również nie spełnia wymogów dotyczących długoterminowej archiwizacji, gdyż papierowe kopie mogą ulegać degradacji, a ich przechowywanie wymaga większej przestrzeni oraz odpowiednich warunków. W efekcie, wybierając skan jako formę archiwizacji, unika się problemów związanych z trwałością, dostępnością oraz kosztami przechowywania, które są charakterystyczne dla innych wymienionych metod. Decydując się na cyfrową archiwizację, kluczowe jest zrozumienie wartości, jakie niosą za sobą nowoczesne technologie, oraz ich zgodność z aktualnymi standardami branżowymi, co znacząco wpływa na efektywność zarządzania dokumentacją.