W archiwizacji elektronicznej formą przechowywania kopii zabezpieczającej dokumentację fotograficzną jest
Skan to właściwie sposób na zamienienie papierowych dokumentów na ich cyfrowe wersje. Dzięki temu można je trzymać w komputerze i łatwiej do nich dotrzeć, a także są bardziej bezpieczne przed zniszczeniem. Gdy skanujemy zdjęcia, zachowujemy detale, które mogą być ważne, szczególnie dla archiwów. No i dobrze pamiętać, że według standardu ISO 19005-1:2005, są ustalone zasady, które mówią, jak prawidłowo archiwizować dokumenty w formacie PDF/A. To wszystko sprawia, że skany są lepsze, bo zajmują mniej miejsca i są tańsze w utrzymaniu niż np. mikrofilmy czy tradycyjne papierowe archiwa.
Wybór takich opcji jak negatyw, mikrofilm czy kserokopia do zabezpieczenia dokumentacji fotograficznej nie jest zbyt trafiony. Negatyw to przecież coś namacalnego, a nie elektronicznego. Potrzebuje specjalnego sprzętu, co sprawia, że nie jest za bardzo praktyczny w dzisiejszych czasach. Mikrofilm, no to też inna bajka — mimo że kiedyś był popularny, teraz dostęp do niego i wyszukiwanie informacji są dużo trudniejsze. Kserokopie? Też nie najlepiej, bo papier się z czasem psuje i zajmuje sporo miejsca. Dlatego lepiej postawić na skany, żeby nie martwić się o takie problemy. Technologia idzie do przodu i warto to wykorzystać, a skanowanie to krok w dobrą stronę przy archiwizacji.