Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych

Dziennik podawczy jest dokumentem, który rejestruje wszystkie wpływy i wydania pism oraz dokumentów w danej jednostce organizacyjnej. Choć pełni ważną rolę w obiegu dokumentów, nie jest podstawowym środkiem ewidencyjnym uporządkowanych akt w archiwum zakładowym. Właściwe jego zastosowanie polega na zarządzaniu dokumentami na etapie ich obiegu, a nie na ich archiwizacji. Z kolei spis spraw jest narzędziem stosowanym do organizowania i monitorowania spraw, które są prowadzone w danej jednostce. Ma on zastosowanie głównie do zarządzania bieżącymi sprawami, a nie do dokumentacji archiwalnej. Rejestr korespondencyjny również odnosi się do ewidencjonowania korespondencji, jednak jego rola jest podobna do dziennika podawczego, co oznacza, że nie spełnia on funkcji archiwizacyjnych. Częstym błędem w myśleniu o ewidencji dokumentów jest mylenie narzędzi zarządzania obiegiem informacji z narzędziami archiwizacji. Użytkownicy mogą mieć tendencję do sądzenia, że wszelkie dokumenty rejestracyjne mają równą wagę w kontekście archiwów, co jest nieprawidłowe. Aby skutecznie zarządzać aktami archiwalnymi, ważne jest zrozumienie, które dokumenty są kluczowe dla tego procesu oraz jakich zasad należy przestrzegać, aby zachować porządek i zgodność z przepisami prawa.