Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych

Ułożenie akt według daty rejestracji pisma w kancelarii, instytucji wysyłającej pisma czy daty dekretacji nie jest optymalnym sposobem organizacji dokumentacji. Podejście to może prowadzić do nieefektywności w zarządzaniu sprawami. Uporządkowanie według daty rejestracji wprowadza zamieszanie, ponieważ różne sprawy mogą być rejestrowane w różnym czasie, co utrudnia odnalezienie powiązanych dokumentów. W praktyce oznacza to, że pracownik kancelarii, przeszukując dokumenty pod kątem konkretnej sprawy, może spędzać dużo czasu na szukaniu akt, zamiast móc z łatwością odnaleźć je w odpowiedniej kolejności. Uporządkowanie według instytucji wysyłających pisma również nie sprzyja efektywności, ponieważ sprawy dotyczące jednej instytucji mogą być rozproszone w różnych miejscach, co zniechęca do szybkiej obsługi i może prowadzić do pomyłek. Z kolei klasyfikacja według daty dekretacji, mimo że może wydawać się logiczna, nie odzwierciedla rzeczywistego przebiegu sprawy oraz jej kontekstu. W praktyce, takie podejście do organizacji dokumentacji jest sprzeczne z zasadami archiwizacji, które wskazują na konieczność utrzymania spójnego i logicznego porządku. W rezultacie, decydując się na te metody, można narazić się na ryzyko utraty ważnych informacji oraz spowodować niepotrzebne opóźnienia w obsłudze spraw, co może negatywnie wpłynąć na wizerunek instytucji oraz jej efektywność.