Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Zawód: Technik archiwista
W jakiej sekcji inwentarza archiwalnego powinny być opisane działania aktotwórcy oraz data zakończenia jego działalności?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Dzieje twórcy zespołu stanowią kluczowy element inwentarza archiwalnego, ponieważ pozwalają na zrozumienie kontekstu, w jakim powstały dokumenty oraz ich znaczenia. W tej części opisuje się zadania aktotwórcy, czyli instytucji lub osoby odpowiedzialnej za stworzenie dokumentów, a także datę zaprzestania jej działalności. Przykładem może być opisanie, jak zmiany w prawodawstwie wpłynęły na wytwarzanie dokumentacji przez dany organ administracyjny. W profesjonalnej praktyce archiwalnej ważne jest, aby dokładnie określić, jakie były kompetencje i zadania aktotwórcy, co pozwala na lepsze zrozumienie struktury i funkcji zebranego materiału archiwalnego. Dodatkowo, zgodnie z wytycznymi normy ISO 15489 dotyczącej zarządzania dokumentacją, kluczowe jest, aby dokumentacja była tworzona z perspektywy jej źródła, co ułatwia przyszłe badania i analizy. Takie podejście pozwala również na lepszą interpretację i ochronę wartości historycznych danych.
Odpowiedzi, które sugerują umieszczenie informacji o zadaniach aktotwórcy i dacie zaprzestania działalności w innych częściach inwentarza, wskazują na zrozumienie niepełne lub błędne koncepcje dotyczące struktury dokumentacji archiwalnej. Charakterystyka archiwalna zespołu koncentruje się na ogólnych cechach zbioru dokumentów, takich jak jego objętość czy struktura, ale nie odnosi się bezpośrednio do kontekstu jego powstania. Zawartość zespołu odnosi się z kolei do szczegółowej listy dokumentów i ich zawartości, co również nie obejmuje informacji o twórcy. Dzieje zespołu mogą zawierać historię jego funkcjonowania, jednak nie dostarczają kluczowych informacji o samym aktotwórcy, które są niezbędne do pełnego zrozumienia kontekstu i wartości dokumentów. Właściwe zrozumienie roli aktotwórcy jest kluczowe dla archiwisty, ponieważ umożliwia nie tylko prawidłowe klasyfikowanie dokumentów, ale także ich przyszłe wykorzystanie w badaniach naukowych czy praktykach administracyjnych. Pominięcie tego aspektu może prowadzić do utraty cennych informacji i niezrozumienia kontekstu, w jakim dokumenty zostały wytworzone, co jest sprzeczne z dobrą praktyką archiwalną, która promuje dokładność, rzetelność oraz kontekstualizację materiałów archiwalnych.