Odpowiedź 'Funkcyjnego' jest poprawna, ponieważ archiwa powinny być zorganizowane według funkcji, które pełnią w organizacji. Taki układ umożliwia łatwe zarządzanie dokumentami, ich szybkie odnajdywanie oraz efektywne wykorzystanie zasobów archiwalnych. Przykładowo, w Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich akta mogą być uporządkowane w zależności od działalności stowarzyszenia, jak organizowanie wydarzeń, prowadzenie badań czy działalność edukacyjną. W praktyce klasyfikacja funkcyjna jest korzystna, gdyż pozwala na lepsze zrozumienie kontekstu dokumentów oraz ich związku z realizowanymi zadaniami. Ponadto, stosowanie układu funkcyjnego jest zgodne z najlepszymi praktykami archiwalnymi, które zalecają przyjęcie perspektywy funkcji i procesów w tworzeniu systemów archiwalnych. Dzięki temu archiwa mogą lepiej odpowiadać na potrzeby użytkowników oraz łatwiej dostosować się do zmieniających się warunków organizacyjnych.
Wybór układów alfabetycznego, naukowego lub chronologicznego na uporządkowanie akt Stowarzyszenia Archiwistów Polskich wskazuje na niezrozumienie podstawowych zasad zarządzania dokumentacją archiwalną. Układ alfabetyczny, choć może wydawać się intuicyjny, nie uwzględnia kontekstu funkcji czy celu dokumentów. Taki porządek może prowadzić do chaosu informacyjnego, gdyż trudno jest zidentyfikować, jakie dokumenty są kluczowe dla konkretnej działalności stowarzyszenia. Z kolei układ naukowy, opierający się na klasyfikacji tematycznej, nie zawsze sprawdza się w kontekście archiwalnym, gdzie istotniejsze są procesy i funkcje niż same tematy. W przypadku archiwów, które mają pełnić konkretne funkcje organizacyjne, takie podejście może prowadzić do nieefektywnego zarządzania dokumentacją. Natomiast układ chronologiczny, mimo że ma swoje zastosowanie, ogranicza się jedynie do porządkowania dokumentów według czasu ich powstania, co nie zawsze odzwierciedla ich rzeczywistą wartość archiwalną. W praktyce, stosowanie wyłącznie jednego z tych układów może prowadzić do poważnych problemów w identyfikacji i wykorzystaniu dokumentów, co jest sprzeczne z dobrą praktyką archiwalną, która kładzie nacisk na funkcjonalność i kontekst. Właściwe zrozumienie znaczenia klasyfikacji funkcyjnej jest kluczowe dla efektywnego zarządzania archiwami oraz ich praktycznego zastosowania w codziennej działalności organizacji.