Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych

Stwierdzenie, że schemat organizacyjny jest dobrym narzędziem do weryfikacji kategorii archiwalnych, to nie jest najlepszy pomysł. Ten schemat zazwyczaj pokazuje tylko, jak wygląda struktura instytucji, ale to za mało, żeby efektywnie zarządzać archiwum. Często ludzie mylą statut z czymś, co reguluje działania organizacji, ale on nie daje konkretnych wskazówek do archiwizacji czy klasyfikacji akt. Istnieje mylne przekonanie, że instrukcja dotycząca organizacji archiwum dostarcza pełne informacje o zarządzaniu dokumentami, ale tak naprawdę to są tylko ogólne zasady, a nie narzędzie do weryfikacji akt. W praktyce, sprawdzanie archiwów bez odwołania się do rzeczowego wykazu akt prowadzi do pomyłek w klasyfikacji i można przez to zgubić ważne informacje. Zrozumienie tej różnicy jest naprawdę kluczowe, żeby dobrze zarządzać dokumentacją i zgodnie z normami, które wymagają staranności w organizacji archiwów.