Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Zawód: Technik archiwista
Podaj przykład dokumentacji, w przypadku której, gdy występuje więcej niż jeden tom, konieczne jest wzbogacenie opisu teczki aktowej o daty skrajne dzienne lub miesięczne?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Protokoły posiedzeń ciał kolegialnych to dokumentacja, która wymaga szczegółowego opisu, szczególnie w przypadku, gdy obejmują one więcej niż jeden tom. Zgodnie z zasadami archiwizacji i dokumentacji, każdy tom protokołów powinien być opatrzony datami skrajnymi, które precyzują okres, którego dotyczą. Przykładowo, jeśli protokół z posiedzenia zajmuje się zagadnieniami z kilku miesięcy, daty skrajne powinny obejmować pierwszy i ostatni dzień tego okresu. Takie podejście nie tylko poprawia organizację dokumentacji, ale także ułatwia jej późniejsze przeszukiwanie oraz odnajdywanie informacji. W praktyce, dobrze przygotowana dokumentacja protokołów wspiera transparentność i efektywność prac ciał kolegialnych, a także odpowiada na wymogi przepisów prawnych oraz standardów takich jak ISO 15489 dotyczących zarządzania dokumentacją. W związku z tym, właściwe zarządzanie protokołami ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania instytucji oraz zgodności z obowiązującymi regulacjami.
Zarządzanie dokumentacją w instytucjach publicznych wymaga znajomości specyfiki różnych typów dokumentów. W przypadku odpowiedzi na pytanie, wiele osób może mechanicznie przypisać wymóg uzupełniania opisów teczek aktowych do innych dokumentów, takich jak sprawozdania roczne, korespondencja międzyresortowa czy materiały robocze. Sprawozdania roczne dotyczą w głównej mierze podsumowania działań instytucji w danym roku, co niekoniecznie wymaga szczegółowego określenia dat skrajnych w kontekście wielotomowej dokumentacji. Korespondencja międzyresortowa, mimo że jest ważnym elementem pracy instytucji, nie spełnia kryteriów dotyczących protokołów, ponieważ często jest dokumentem jednolitym, a jej przydatność w kontekście dat skrajnych jest ograniczona. Materiały robocze do rocznych planów działalności także nie wymagają takiego szczegółowego opisu, ponieważ nie są dokumentami archiwalnymi w rozumieniu przepisów o archiwizacji. Powszechnym błędem myślowym jest utożsamianie ich z dokumentacją wymagającą szczególnych praktyk archiwalnych, co prowadzi do nieporozumień. Właściwe podejście do zarządzania dokumentacją powinno opierać się na klarownych zasadach w odniesieniu do konkretnego rodzaju dokumentów oraz ich roli w funkcjonowaniu instytucji.