Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych

Zarządzanie dokumentacją w instytucjach publicznych wymaga znajomości specyfiki różnych typów dokumentów. W przypadku odpowiedzi na pytanie, wiele osób może mechanicznie przypisać wymóg uzupełniania opisów teczek aktowych do innych dokumentów, takich jak sprawozdania roczne, korespondencja międzyresortowa czy materiały robocze. Sprawozdania roczne dotyczą w głównej mierze podsumowania działań instytucji w danym roku, co niekoniecznie wymaga szczegółowego określenia dat skrajnych w kontekście wielotomowej dokumentacji. Korespondencja międzyresortowa, mimo że jest ważnym elementem pracy instytucji, nie spełnia kryteriów dotyczących protokołów, ponieważ często jest dokumentem jednolitym, a jej przydatność w kontekście dat skrajnych jest ograniczona. Materiały robocze do rocznych planów działalności także nie wymagają takiego szczegółowego opisu, ponieważ nie są dokumentami archiwalnymi w rozumieniu przepisów o archiwizacji. Powszechnym błędem myślowym jest utożsamianie ich z dokumentacją wymagającą szczególnych praktyk archiwalnych, co prowadzi do nieporozumień. Właściwe podejście do zarządzania dokumentacją powinno opierać się na klarownych zasadach w odniesieniu do konkretnego rodzaju dokumentów oraz ich roli w funkcjonowaniu instytucji.