Zestawienie kolejnych oznaczeń jednostek inwentarzowych zbioru, które porównuje nowe sygnatury z dawnymi lub dawną z nową to
Konkordancja to termin stosowany w archiwistyce i zarządzaniu informacją, oznaczający zestawienie dwóch lub więcej zbiorów danych, które pozwala na porównanie i odnalezienie odpowiadających sobie elementów. W kontekście jednostek inwentarzowych, konkordancja jest nieocenionym narzędziem, które umożliwia organizację oraz zarządzanie dokumentacją. Przykładowo, w sytuacji, gdy archiwum przeszło reorganizację i jednostki inwentarzowe zmieniły swoje sygnatury, konkordancja pozwala na łatwe odnalezienie nowych sygnatur w odniesieniu do dawnych. W praktyce stosuje się ją w archiwach, bibliotekach i wszelkich instytucjach, gdzie istotne jest utrzymanie porządku w dokumentacji. Dobrze zorganizowana konkordancja może również przyczynić się do efektywniejszego przeszukiwania zbiorów oraz oszczędności czasu, co stanowi element dobrych praktyk w archiwistyce i zarządzaniu informacją, zgodnych z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją.
Pod pojęciem sumariusza kryje się skrótowy opis zawartości dokumentu lub zbioru, co nie odpowiada na potrzeby związane z łączeniem dawnych i nowych sygnatur jednostek inwentarzowych. Sumariusz pełni funkcję informacyjną, ale nie odnosi się bezpośrednio do systematyzacji i porównywania danych. Nie jest narzędziem umożliwiającym zestawienie dwóch różnych zbiorów sygnatur. Archiwizacja, z drugiej strony, dotyczy procesu zabezpieczania i przechowywania dokumentów, co również nie ma związku z tworzeniem zestawień sygnatur. Archiwizacja koncentruje się na długoterminowym przechowywaniu danych oraz ich dostępności, lecz nie uwzględnia aspektu porównawczego. Indeks jest stosowany do tworzenia spisu treści lub systemu odniesień w dokumentach, ale także nie spełnia funkcji konkordancji, ponieważ nie jest narzędziem do zestawiania zmienionych sygnatur. Wiele osób błędnie myśli, że te terminy są wymienne z konkordancją, jednak każde z nich ma swoją specyfikę i zastosowanie. Kluczowym błędem myślowym jest utożsamianie różnych pojęć związanych z dokumentacją, które pełnią różne funkcje w zarządzaniu informacją. Aby poprawnie zrozumieć terminologię i ich zastosowania, niezbędne jest zaznajomienie się z definicjami oraz praktycznymi zastosowaniami tych narzędzi w kontekście archiwistyki.