Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Zawód: Technik archiwista
Zespół archiwalny, który otrzymuje materiały archiwalne od swojego aktywnego twórcy, to zespół
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Zespół archiwalny, do którego dopływają materiały archiwalne od jego czynnego twórcy, nazywamy zespołem otwartym. W praktyce oznacza to, że dokumenty i inne materiały mogą być systematycznie dodawane do tego zespołu w miarę ich produkcji przez twórcę. To podejście jest szczególnie ważne w kontekście archiwizacji dokumentacji, która nie jest zamknięta i wciąż ewoluuje. Standardy archiwalne, takie jak ISAD(G) czy Dublin Core, wskazują na konieczność zarządzania informacjami w sposób, który umożliwia ich łatwe aktualizowanie oraz dostęp do bieżących danych. Przykładem zespołu otwartego mogą być archiwa instytucji kultury, które regularnie przyjmują nowe eksponaty i dokumenty, co pozwala na ich bieżące udostępnianie oraz ochronę przed utratą. Dzięki temu użytkownicy mają nieustanny dostęp do aktualnych i wartościowych informacji, a archiwum pozostaje aktualne i użyteczne.
Zespół archiwalny może być złożony, prosty lub szczątkowy, jednak żadne z tych określeń nie pasują do opisanego scenariusza. Zespół złożony to taki, który składa się z wielu subzespołów lub komponentów, co nie odnosi się do systematycznego przyjmowania materiałów od jednego twórcy. W przypadku zespołu prostego, mamy do czynienia z kolekcją dokumentów, które są jednorodne i zamknięte, co również nie pasuje do sytuacji, w której dokumenty są na bieżąco wytwarzane i dodawane. Natomiast zespół szczątkowy odnosi się do sytuacji, w której zachowane są tylko fragmenty dokumentacji, co w kontekście ciągłego dopływu materiałów od twórcy jest zupełnie nieodpowiednie. Błędem myślowym w tym przypadku jest mylenie charakterystyki zespołów archiwalnych z ich otwartością na nowe materiały. Zrozumienie terminologii archiwalnej oraz praktyk prowadzących do efektywnego zarządzania dokumentacją jest kluczowe dla prawidłowego klasyfikowania zespołów archiwalnych. Istotne jest przy tym, aby archiwa dostosowywały się do zmieniających się potrzeb użytkowników i standardów, co w przypadku zespołów otwartych jest realizowane poprzez ich dynamiczny rozwój i aktualizację.