Pomieszczenia pracy powinny być dostosowane do rodzaju wykonywanych prac oraz liczby zatrudnionych pracowników, ponieważ oba te czynniki mają kluczowy wpływ na efektywność i komfort pracy. Zastosowanie odpowiedniej aranżacji przestrzeni biurowej, warsztatowej czy produkcyjnej może znacząco zwiększyć wydajność zespołu. Na przykład, w biurze typu open space, gdzie wielu pracowników pracuje w bliskim sąsiedztwie, ważne jest, aby przestrzeń była zaprojektowana z uwzględnieniem akustyki i ergonomii. W przeciwnym razie może to prowadzić do rozproszenia uwagi i obniżenia jakości wykonywanej pracy. Z kolei w przypadku zakładów produkcyjnych, odpowiednie dostosowanie przestrzeni do specyfiki wykonywanych zadań, jak np. montaż czy obsługa maszyn, pozwala na optymalizację przepływu materiałów i podniesienie bezpieczeństwa. Zgodnie z normami ISO 9001 dotyczącymi systemów zarządzania jakością, organizacje powinny dążyć do ciągłego doskonalenia swoich procesów, co obejmuje również odpowiednie dostosowanie przestrzeni roboczej do potrzeb pracowników i specyfiki pracy.
Dostosowanie pomieszczeń pracy tylko do liczby stanowisk pracy, zainstalowanych maszyn i urządzeń czy charakteru wykonywanej pracy i wieku pracowników nie uwzględnia kompleksowego podejścia do organizacji miejsca pracy. Focusing solely on the number of workstations can lead to overcrowded spaces that impair productivity and employee satisfaction. A workspace designed only with the number of machines in mind can overlook necessary considerations related to workflow and safety regulations, such as those defined in the OSHA standards for workplace safety. Similarly, while the nature of the work and the age of employees are important, they should be considered in kontekście szerokiego spektrum potrzeb, jakie poszczególni pracownicy mają w zależności od rodzaju wykonywanych zadań. Niewłaściwe podejście do aranżacji pomieszczeń pracy może prowadzić do zmniejszenia efektywności operacyjnej i zwiększenia ryzyka wypadków. W dobrych praktykach branżowych, takich jak Lean Management, kluczowym elementem jest analiza i dostosowanie środowiska pracy do realnych potrzeb zespołu, co w praktyce przekłada się na lepszą organizację pracy i wyższą jakość usług oraz produktów. Ignorowanie tych zasad może prowadzić do problemów w komunikacji, a także do frustracji pracowników, co w dłuższej perspektywie wpływa negatywnie na atmosferę w miejscu pracy i wyniki finansowe organizacji.