Dokumentacja powypadkowa powinna być przechowywana przez okres 10 lat, co jest zgodne z przepisami prawa pracy w Polsce. Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawcy mają obowiązek dokumentowania wszystkich wypadków przy pracy, a okres przechowywania tych dokumentów wynika z konieczności zapewnienia odpowiednich informacji w przypadku późniejszych roszczeń lub kontroli. Przechowywanie dokumentacji przez 10 lat pozwala na dokładne zbadanie okoliczności wypadku oraz możliwości ewentualnych rekompensat. Przykładem zastosowania tej zasady może być sytuacja, w której pracownik decyduje się na wniesienie sprawy do sądu wiele lat po wypadku. W takich przypadkach dokumenty mogą stanowić kluczowe dowody w postępowaniu. Ponadto, organizacje, które stosują się do tych regulacji, zwiększają swoją wiarygodność i pokazują, że dbają o bezpieczeństwo pracowników, co może pozytywnie wpływać na ich reputację i zatrudnianie nowych pracowników.
Wybór innych okresów przechowywania dokumentacji powypadkowej często wynika z nieporozumień dotyczących przepisów prawa pracy. Przykładowo, odpowiedzi sugerujące 5, 15 lub 20 lat nie uwzględniają aktualnych regulacji, które jednoznacznie określają, że dokumentacja powinna być przechowywana przez 10 lat. 5-letni okres przechowywania może wydawać się rozsądny, jednak w kontekście długoterminowych roszczeń pracowników jest zbyt krótki. Dla wielu organizacji, które mogą mieć do czynienia z długotrwałymi procesami prawnymi, zaledwie pięć lat nie jest wystarczająco zabezpieczające. Z kolei 15-letni lub 20-letni okres przechowywania dokumentacji to podejście, które może prowadzić do zbędnych kosztów związanych z archiwizacją i przechowywaniem danych, które mogą nie być już istotne. Pracodawcy muszą także pamiętać o zasadzie minimalizacji danych, co oznacza, że nie powinni przechowywać danych dłużej niż to konieczne. Stosowanie się do właściwego okresu przechowywania jest nie tylko ważne z punktu widzenia prawa, ale także wpływa na efektywność zarządzania dokumentami w organizacji. Zrozumienie tych aspektów jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania działów HR i BHP w każdej firmie.