Termin 5 dni na zatwierdzenie protokołu powypadkowego przez pracodawcę to nie jest przypadkowa liczba – wynika wprost z § 11 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy. W praktyce wygląda to tak, że po zakończeniu prac zespołu powypadkowego i sporządzeniu protokołu, pracodawca ma równe 5 dni na jego zatwierdzenie – licząc od daty sporządzenia dokumentu. Ten okres jest bardzo ważny, bo od tego zależy szybkość wypłaty świadczeń poszkodowanemu i dalsze kroki prawne. Z mojego doświadczenia wynika, że wiele firm stara się nie przekraczać tego terminu, bo opóźnienia mogą prowadzić do problemów podczas kontroli PIP czy w kontaktach z ZUS. Często spotykałem się z sytuacjami, gdzie ktoś myślał, że może poczekać dłużej, ale to kłopotliwe, zwłaszcza jak poszkodowany potrzebuje dokumentów do zasiłku chorobowego. Warto pamiętać, że protokół powinien być dokładnie przeanalizowany przed zatwierdzeniem – nie chodzi o podpisanie „na szybko”, tylko o weryfikację okoliczności i rzetelność ustaleń. Często w praktyce dobrze jest mieć już w tym czasie komplet załączników, zdjęć czy wyjaśnień, żeby nie było później niejasności. Te 5 dni to nie tylko wymóg prawny, ale też wyraz szacunku do przejrzystości procedur i bezpieczeństwa w pracy. No i jeszcze jedno – nawet jak pracodawca jest na urlopie, terminy obowiązują, więc warto mieć kogoś upoważnionego do podpisu!
Wielu pracowników i nawet niektórzy pracodawcy mylą szczegóły procedur powypadkowych, zwłaszcza jeśli chodzi o terminy. Pojawia się często przekonanie, że protokół powypadkowy można zatwierdzać nawet przez 7 czy 14 dni, bo tyle rzekomo trwa „cała procedura” lub że ustawodawca daje czas na zapoznanie się z dokumentem. Tymczasem przepisy są bardzo jednoznaczne – zatwierdzenie protokołu po sporządzeniu musi nastąpić w ciągu 5 dni, i to akurat wynika wprost z § 11 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. 7, 10, czy 14 dni wydaje się logiczne, szczególnie jeśli chodzi o większe zakłady, gdzie protokoły przechodzą przez kilka działów, ale to niestety niezgodne z wymogami prawa. Przekroczenie terminu 5-dniowego jest naruszeniem przepisów BHP i może rodzić poważne konsekwencje – zarówno w przypadku kontroli PIP, jak i podczas postępowań odszkodowawczych. Często spotykaną pułapką jest też przekonanie, że 10-dniowy termin ma zastosowanie do zatwierdzania, bo bywa tyle na zgłaszanie uwag do protokołu przez poszkodowanego, jednak to zupełnie inny etap. 7-dniowy termin z kolei bardziej kojarzy się z innymi procedurami kadrowymi, jak np. rozpatrywanie wniosków. 14-dniowy okres to już zdecydowanie za długo i nie ma żadnych podstaw w przepisach dotyczących wypadków przy pracy. W praktyce każdy dzień zwłoki działa na niekorzyść poszkodowanego i może wydłużać czas oczekiwania na świadczenia z ZUS. Moim zdaniem warto pilnować tych terminów i nie sugerować się praktykami z innych dziedzin kadrowych, bo akurat w przypadku wypadków procedura jest ściśle regulowana i trudno tu o dowolność.