Prawidłowo wskazana „ocena stanu technicznego i przydatności do użytkowania” to właśnie ta dokumentacja, którą zgodnie z przepisami wykonuje się okresowo, najczęściej co 5 lat, dla budowli i urządzeń wodnych. Chodzi o formalny przegląd okresowy, w którym uprawniona osoba sprawdza, czy urządzenie wodne jest bezpieczne, sprawne i czy może dalej być użytkowane zgodnie z przeznaczeniem. W takiej ocenie analizuje się m.in. stan konstrukcji (beton, stal, elementy umocnień), działanie urządzeń ruchomych (zasuwy, klapy, przepusty), stan skarp, filarów, uszczelnień, a także wpływ obiektu na otoczenie – np. czy nie powoduje erozji brzegów albo niebezpiecznych podmyć. Moim zdaniem w praktyce jest to jeden z najważniejszych dokumentów eksploatacyjnych, bo na jego podstawie planuje się remonty, naprawy bieżące i kapitalne oraz ewentualne modernizacje. Dobra ocena techniczna zawiera opis usterek, dokumentację fotograficzną, wyniki pomiarów (np. osiadania, przemieszczeń, ubytków betonu), a także zalecenia: co trzeba zrobić od razu, co można odłożyć, a co trzeba szczególnie obserwować. W dobrych standardach hydrotechniki nie traktuje się tego jako „papier dla urzędu”, tylko jako realne narzędzie zarządzania bezpieczeństwem obiektu. Na przykład dla małej zapory ziemnej taki pięcioletni przegląd może ujawnić rozwijające się filtracje, spękania korony wału czy uszkodzenia drenaży. Dla przepustu pod drogą – deformacje rury, uszkodzenia wlotu i wylotu, zamulenie. Dzięki temu właściciel obiektu ma podstawę do planowania robót utrzymaniowych i nie działa „na ślepo”. W branży uznaje się, że regularne oceny stanu technicznego to podstawa bezpiecznej eksploatacji każdej budowli hydrotechnicznej, niezależnie od jej wielkości.
W tym pytaniu łatwo się złapać na skojarzenia z innymi dokumentami, które też są związane z wodami, budową albo eksploatacją. W praktyce budów hydrotechnicznych kręci się ciągle wokół operatów, kosztorysów, instrukcji, protokołów, więc mózg automatycznie podpowiada znane nazwy. A tu kluczem jest jedno: dokumentacja wykonywana cyklicznie, raz na 5 lat, dla już istniejącego urządzenia wodnego. Operat wodnoprawny to zupełnie inna bajka. To dokument przygotowywany głównie na etapie uzyskiwania pozwolenia wodnoprawnego, czyli przed realizacją albo zmianą sposobu korzystania z wód. Zawiera opisy planowanego korzystania z wód, oddziaływania na środowisko, obliczenia hydrologiczne itp. To dokument formalno-prawny, a nie okresowy przegląd techniczny istniejącej budowli. Nie robi się go „co 5 lat”, tylko gdy jest potrzebne nowe pozwolenie lub istotna zmiana warunków korzystania z wód. Kosztorys inwestorski to już w ogóle dokument stricte kosztowy. Służy do określenia wartości planowanych robót, np. budowy nowego przepustu, modernizacji jazu, umocnienia brzegów. Opiera się na przedmiarze robót, katalogach norm i aktualnych cenach. Można go robić wiele razy, gdy zmienia się zakres robót albo rynek, ale nie ma on żadnego ustawowego cyklu typu „raz na 5 lat”. To narzędzie przygotowania inwestycji, a nie jej eksploatacji. Instrukcja eksploatacji budowli też bywa myląca, bo dotyczy użytkowania obiektu wodnego. Jednak instrukcja to dokument opracowywany zwykle raz (ewentualnie aktualizowany przy większych zmianach), który opisuje zasady prowadzenia gospodarki wodnej, obsługę urządzeń, procedury w sytuacjach awaryjnych. Ona nie jest okresowym „przeglądem”, tylko zbiorem zasad, jak obiekt ma być użytkowany. Typowy błąd myślowy polega na mieszaniu dokumentów „projektowo-prawnych” i „eksploatacyjnych”. Dokumentem, który z założenia ma charakter cykliczny i dotyczy faktycznego, aktualnego stanu obiektu, jest właśnie ocena stanu technicznego i przydatności do użytkowania. To ona pełni rolę regularnego „przeglądu zdrowia” urządzenia wodnego i stanowi podstawę do planowania prac utrzymaniowych i remontowych. Bez niej właściciel obiektu działa bardziej na wyczucie niż na podstawie rzetelnej diagnozy technicznej.