Prawidłowo – w zamówieniach publicznych na roboty budowlane podstawą do określenia wartości zamówienia jest kosztorys inwestorski. To właśnie ten dokument przygotowuje zamawiający (np. gmina, zarząd melioracji, Wody Polskie) przed ogłoszeniem przetargu, żeby oszacować, ile realnie mogą kosztować planowane roboty. Kosztorys inwestorski opiera się na przedmiarze robót, dokumentacji projektowej i aktualnych cenach rynkowych materiałów, robocizny i sprzętu. Moim zdaniem warto zapamiętać, że jest to narzędzie planistyczne i budżetowe po stronie inwestora, a nie wykonawcy. W praktyce przy budowie wału przeciwpowodziowego, przepustu czy regulacji koryta rzeki projektant opracowuje przedmiar, a na jego podstawie sporządza się kosztorys inwestorski, który pokazuje orientacyjną wartość całego zadania. Ten kosztorys nie jest załączany do oferty wykonawcy, ale bywa udostępniany po otwarciu ofert albo służy tylko wewnętrznie zamawiającemu do weryfikacji, czy oferty nie są rażąco zaniżone lub zawyżone. Dobre praktyki mówią, żeby przy tworzeniu kosztorysu inwestorskiego korzystać z aktualnych katalogów norm (KNR, KNNR) i baz cenowych, ale jednocześnie weryfikować je z lokalnym rynkiem, bo w robotach hydrotechnicznych koszty transportu, dojazdu nad wodę czy pracy sprzętu pływającego potrafią mocno zmienić wynik. W zamówieniach publicznych właśnie ten kosztorys jest podstawą do określenia wartości zamówienia i wyboru właściwego trybu postępowania zgodnie z Prawem zamówień publicznych, a nie kosztorys ofertowy czy powykonawczy.
W robotach budowlanych, szczególnie przy inwestycjach finansowanych ze środków publicznych, bardzo łatwo pomylić różne rodzaje kosztorysów, bo nazwy brzmią podobnie, a każdy z nich pełni inną funkcję. Kluczowe jest jednak, kto dany kosztorys sporządza i w jakim momencie procesu inwestycyjnego. Kosztorys ofertowy przygotowuje wykonawca, żeby złożyć swoją ofertę w przetargu. Opiera się on zwykle na przedmiarze robót dostarczonym przez zamawiającego, ale zawiera indywidualne ceny jednostkowe, narzuty, kalkulację zysku wykonawcy. To jest dokument „handlowy”, służący do rywalizacji na rynku, a nie do określenia wartości zamówienia przed wszczęciem postępowania. Typowym błędem jest myślenie: skoro na podstawie ofert wybiera się wykonawcę, to właśnie kosztorys ofertowy określa wartość zamówienia. W rzeczywistości jest odwrotnie – to wcześniej oszacowana wartość zamówienia decyduje o trybie postępowania, progach unijnych itd. Kosztorys zamienny pojawia się, gdy w trakcie realizacji robót dochodzi do zmian w projekcie lub technologii, na przykład trzeba zmienić typ umocnienia skarp, zwiększyć zakres faszynowania albo zastosować inne średnice rur w przepuście. Służy on do rozliczenia zmian w stosunku do umowy, a nie do ustalenia pierwotnej wartości zamówienia. Mylenie kosztorysu zamiennego z inwestorskim wynika często z tego, że oba są po stronie zamawiającego lub inspektora, ale mają zupełnie inne zadanie: jeden służy do planowania, drugi do korygowania kontraktu. Z kolei kosztorys powykonawczy sporządza się po zakończeniu robót, na podstawie rzeczywiście wykonanych ilości i ewentualnych zmian w trakcie budowy. W hydrotechnice ma to duże znaczenie, bo faktyczne objętości robót ziemnych, umocnień czy betonów często różnią się od założeń projektowych. Ten kosztorys jest podstawą rozliczenia końcowego, ale nie ma wpływu na określenie wartości zamówienia na etapie przygotowania przetargu. Sednem sprawy jest więc zrozumienie ciągłości: najpierw dokumentacja i kosztorys inwestorski, potem oferty wykonawców i ich kosztorysy ofertowe, w razie zmian kosztorysy zamienne, a na koniec rozliczenie w formie kosztorysu powykonawczego. Warto sobie to poukładać, bo w praktyce zamówień publicznych pomylenie tych pojęć prowadzi do błędnych wniosków i nieporozumień na budowie.