Prawidłowo wskazanym dokumentem jest dziennik budowy. To jest podstawowy, formalny dokument przebiegu robót budowlanych, wymagany przez Prawo budowlane na większości inwestycji, w tym przy budowie urządzeń wodnych. W dzienniku budowy zapisuje się wszystkie istotne zdarzenia i okoliczności na budowie: rozpoczęcie robót, przerwy technologiczne, zmiany organizacji, uwagi inspektora nadzoru, polecenia projektanta, informacje o warunkach gruntowo‑wodnych, awariach sprzętu, a nawet o nietypowych zjawiskach hydrologicznych. Z mojego doświadczenia dobrze prowadzony dziennik budowy bardzo ułatwia życie – w razie sporu, reklamacji czy kontroli mamy czarno na białym, co się działo na budowie i kiedy. W hydrotechnice ma to szczególne znaczenie, bo roboty często zależą od poziomu wody, stanów powodziowych, zlodzenia rzeki, warunków gruntowych, a to wszystko powinno być tam skrupulatnie odnotowane. Standardem dobrej praktyki jest, żeby wpisy były robione na bieżąco, czytelnie, z datą, podpisem osoby uprawnionej i bez „dopisywania” wstecz. Wpisów dokonują m.in. kierownik budowy, inspektor nadzoru inwestorskiego, projektant oraz inni uprawnieni uczestnicy procesu budowlanego. W praktyce przy budowie jazu, przepustu czy wału przeciwpowodziowego do dziennika trafiają np. informacje o zmianie technologii umocnienia skarp, o odkryciu słabego gruntu organicznego, o konieczności wykonania dodatkowego odwodnienia wykopu albo o czasowym wstrzymaniu robót z powodu wysokiej wody. Moim zdaniem warto traktować dziennik nie jako „zło konieczne”, tylko jako narzędzie zarządzania budową i zabezpieczenia się na przyszłość, zgodnie z przepisami i standardami branżowymi.
W pytaniu chodzi o dokument, w którym zapisuje się wszystkie zdarzenia i okoliczności zachodzące w trakcie robót budowlanych przy realizacji urządzenia wodnego. Kluczowe jest tu słowo „wszystkie” oraz charakter tych zapisów: mają one dotyczyć przebiegu budowy, decyzji, przerw, poleceń, sytuacji nadzwyczajnych. Tę funkcję pełni wyłącznie dziennik budowy, który jest formalnym dokumentem urzędowym prowadzonym zgodnie z Prawem budowlanym. Częsty błąd polega na myleniu dziennika budowy z książką obmiaru robót. Książka obmiaru służy do zapisywania ilości faktycznie wykonanych robót – metrów sześciennych wykopu, metrów kwadratowych umocnienia skarp, długości ułożonych rur itp. To narzędzie rozliczeniowe, powiązane z kosztorysem, a nie dokument ewidencjonujący wszystkie zdarzenia organizacyjne czy techniczne na budowie. W książce obmiaru nie zapisuje się np. polecenia inspektora, żeby zmienić sposób umocnienia, ani informacji o przerwie spowodowanej wysokim stanem wody. Kolejne częste skojarzenie to kosztorys zamienny. On także nie służy do rejestrowania przebiegu budowy. Kosztorys zamienny przygotowuje się wtedy, gdy zmienia się zakres lub technologia robót względem projektu i trzeba na nowo wycenić prace. Jest to dokument finansowo‑rozliczeniowy, oparty na przedmiarze i stawkach jednostkowych, a nie bieżący zapis wydarzeń na budowie. Myślenie „coś się zmienia, więc to na pewno kosztorys” jest typowym uproszczeniem, które tu prowadzi na manowce. Książka obiektu budowlanego z kolei dotyczy już etapu eksploatacji, a nie samej budowy. Prowadzi się ją po zakończeniu robót, dla gotowego obiektu: jazu, przepustu, wału przeciwpowodziowego czy innego urządzenia wodnego. Zapisuje się tam przeglądy okresowe, naprawy, modernizacje, wyniki kontroli technicznych, zdarzenia eksploatacyjne. To coś jak „historia życia” obiektu, ale po oddaniu do użytkowania. W czasie realizacji robót jej jeszcze po prostu nie ma. Podsumowując, tylko dziennik budowy spełnia wymaganie z pytania: jest oficjalnym, ciągłym zapisem wszystkich istotnych zdarzeń, okoliczności i decyzji w trakcie procesu budowlanego, co wynika bezpośrednio z przepisów i dobrych praktyk w budownictwie wodnym i ogólnym.