Kosztorys zamienny sporządza się przede wszystkim na podstawie protokołu konieczności wykonania robót zamiennych, ponieważ dokument ten formalizuje sytuację, w której zachodzi potrzeba wprowadzenia zmian do pierwotnego zakresu robót. Protokół ten zawiera szczegółowe uzasadnienie oraz opis robót, które są niezbędne do zrealizowania w nowej formie, a także wskazuje na przyczyny tych zmian, np. zmiany w technologii, konieczność dostosowania się do nowych warunków, czy też wystąpienie nieprzewidzianych okoliczności. W praktyce, sporządzając kosztorys zamienny, specjaliści często korzystają z wcześniej zgromadzonych danych dotyczących cen jednostkowych oraz norm kosztów, co pozwala na dokładne oszacowanie wartości dodatkowych robót. Przykładowo, przy realizacji budowy nowego obiektu może zaistnieć konieczność zmiany materiałów budowlanych ze względu na ich dostępność, co wymaga odpowiedniego dostosowania kosztorysu. W branży budowlanej korzystanie z protokołów związanych z koniecznością robót zamiennych jest uregulowane w normach oraz standardach, co zapewnia transparentność i zgodność z przepisami prawa budowlanego.
Wybór innych odpowiedzi może wynikać z nieporozumienia dotyczącego procesu sporządzania kosztorysów zamiennych oraz źródeł informacji, które powinny być brane pod uwagę. Protokół typowania robót i inwentaryzacji, choć może dostarczać istotnych informacji o wykonywanych pracach, nie jest dokumentem, który jednoznacznie określa konieczność wprowadzenia zmian do pierwotnego kosztorysu. Zawiera on jedynie informacje o stanu faktycznym, a nie o potrzebach wynikających z nowej sytuacji na budowie. Dokumentacja projektowa budowy, mimo że przedstawia założenia i szczegóły techniczne, również nie jest wystarczająca do określenia potrzeby sporządzenia kosztorysu zamiennego, ponieważ nie uwzględnia dynamicznych zmian, które mogą wystąpić podczas realizacji. Harmonogram ogólny budowy jest narzędziem planistycznym, które ma na celu koordynację działań na budowie, ale nie dostarcza informacji na temat konieczności zmian w zakresie prac. Z tego powodu, poleganie na tych dokumentach może prowadzić do błędnych wniosków i niedoszacowania rzeczywistych kosztów robót zamiennych. Kluczowe jest, aby osoby odpowiedzialne za sporządzanie kosztorysów dobrze rozumiały, jakie dokumenty są istotne i jakie informacje powinny być w nich zawarte, aby uniknąć nieporozumień oraz osiągnąć prawidłowe oszacowanie kosztów w projektach budowlanych.