Książkę obiektu budowlanego prowadzi się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa budowlanego, które jasno określają, że dokument ten należy założyć od momentu przekazania obiektu budowlanego do użytkowania. To kluczowy moment, ponieważ wtedy obiekt staje się dostępny dla użytkowników i zaczyna działać w zakresie przewidzianym w projekcie budowlanym. Przykładowo, w praktyce budowlanej, po zakończeniu budowy, inwestorzy muszą sporządzić dokumentację potwierdzającą zgodność wzniesionego obiektu z zatwierdzonym projektem, co wprowadza nas do kolejnego etapu - użytkowania obiektu. Książka obiektu budowlanego zawiera istotne informacje dotyczące obiektu, takie jak dane techniczne, przeprowadzone kontrole, a także informacje o konserwacji. Dokument ten jest niezbędny nie tylko dla właściwego zarządzania obiektem, ale również dla spełnienia wymogów prawnych, co jest standardem w branży budowlanej.
Rozpoczęcie organizacji terenu budowy, uzyskanie pozwolenia na budowę czy też rozpoczęcie budowy są kluczowymi etapami w procesie realizacji projektu budowlanego, jednak nie są to momenty, w których należy zakładać książkę obiektu budowlanego. Organizacja terenu budowy ma na celu przygotowanie placu budowy do rozpoczęcia prac, co obejmuje m.in. wykonanie niezbędnych prac przygotowawczych oraz zapewnienie odpowiednich warunków bezpieczeństwa. Uzyskanie pozwolenia na budowę jest formalnym potwierdzeniem, że projekt spełnia wymogi prawa budowlanego, ale wciąż nie oznacza to, że obiekt jest gotowy do użytkowania. Rozpoczęcie budowy to etap, w którym prace budowlane są już w toku, jednak książka obiektu budowlanego i tak nie zostaje założona, ponieważ nie ma jeszcze przedmiotu, który mógłby być dokumentowany w kontekście użytkowania. Książka obiektu budowlanego jest dokumentem, który ma na celu gromadzenie informacji o obiekcie w trakcie jego eksploatacji, a zatem powinno się ją prowadzić od momentu, kiedy obiekt jest gotowy do użytkowania, co oznacza, że wszystkie prace budowlane zostały zakończone i obiekt jest gotowy na przyjęcie użytkowników. Pominięcie tego momentu może prowadzić do niepełnej dokumentacji, co może mieć negatywne konsekwencje w kontekście późniejszego zarządzania budynkiem oraz ewentualnych kontroli przeprowadzanych przez odpowiednie organy. Właściwe podejście w tej kwestii jest zgodne z najlepszymi praktykami w dziedzinie zarządzania obiektami budowlanymi, które zalecają, aby księgowość dotycząca obiektów budowlanych była prowadzona od momentu ich oddania do użytkowania.