Dokumentowanie okresowych przeglądów instalacji klimatyzacji i wentylacji, jak też czyszczenia i dezynfekcji, to absolutna podstawa w podmiotach leczniczych. W praktyce często spotkać można sytuację, że ktoś coś zrobił, ale potem nie ma na to żadnego potwierdzenia na papierze – a to duży błąd. Przepisy prawa, m.in. rozporządzenie Ministra Zdrowia z 2012 roku w sprawie wymagań, jakim powinny odpowiadać podmioty wykonujące działalność leczniczą, wyraźnie wskazują, że wszelkie czynności związane z utrzymaniem instalacji trzeba potwierdzać zapisami – zarówno dla celów kontroli sanitarnej, jak i bezpieczeństwa personelu i pacjentów. Taka dokumentacja powinna być przechowywana przez określony czas i udostępniana podczas audytów czy inspekcji. Z mojego doświadczenia wynika, że dobrze prowadzony rejestr przeglądów i dezynfekcji pozwala szybko reagować na ewentualne zaniedbania albo awarie, a także udowodnić, że wszystko jest pod kontrolą, kiedy pojawia się inspektor sanepidu. To też realnie wpływa na bezpieczeństwo epidemiologiczne – bo bez dokumentacji trudno wykazać, czy instalacja była czyszczona zgodnie z harmonogramem. Moim zdaniem to jedna z tych procedur, których naprawdę nie można lekceważyć, bo zaniedbanie dokumentacji kończy się poważnymi konsekwencjami, zwłaszcza w razie kontroli lub incydentu zakażenia.
Istnieje dużo nieporozumień związanych z obowiązkami dotyczącymi przeglądów i czyszczenia instalacji klimatyzacji oraz wentylacji w placówkach medycznych. Często można spotkać się z przekonaniem, że wystarczy, gdy czynności te będą przeprowadzane z określoną częstotliwością, na przykład dwa razy w roku – jednak prawo nie narzuca jednej, uniwersalnej liczby przeglądów rocznie. Często harmonogram wynika z oceny ryzyka, zaleceń producenta urządzeń czy stanu instalacji. Osobnym mitem jest przekonanie, że każdą czynność należy zgłaszać do inspektora sanitarnego – moim zdaniem to podejście jest niepraktyczne i niepotrzebnie formalizuje proste procesy. Inspekcja sanitarna wymaga wglądu w dokumentację, ale nie trzeba jej informować o każdym przeglądzie czy czyszczeniu. Zdarza się też, że ktoś myśli, iż uzgadnianie działań z rzeczoznawcą to konieczność – w rzeczywistości rzeczoznawca ds. sanitarno-higienicznych uczestniczy głównie w odbiorach technicznych lub projektowaniu nowych instalacji, a nie w codziennych przeglądach. Największy błąd polega jednak na pomijaniu dokumentowania wszystkich tych czynności. Bez prowadzenia odpowiedniej dokumentacji nie da się skutecznie zarządzać bezpieczeństwem epidemiologicznym, a także udowodnić, że wszystko jest robione zgodnie z wymogami. W praktyce brak zapisów to najczęściej wykrywane uchybienie podczas kontroli i źródło wielu problemów prawnych. Warto o tym pamiętać, bo odpowiedzialność za stan techniczny instalacji spoczywa na kierownictwie placówki i to właśnie dokumentacja jest ich zabezpieczeniem.