Dokumentem, który powstaje po kontroli okresowej kolejowego obiektu inżynieryjnego, jest protokół. Takie podejście wynika bezpośrednio z przepisów i praktyk branżowych, na przykład instrukcji PKP czy wytycznych Ministerstwa Infrastruktury – bardzo wyraźnie określają one, że każda kontrola, niezależnie czy podstawowa, czy szczegółowa, kończy się sporządzeniem protokołu. Protokół to oficjalny, sformalizowany dokument, w którym inżynierowie zapisują wyniki oględzin, opisują ewentualne uszkodzenia, zakres stwierdzonych nieprawidłowości oraz zalecenia naprawcze. Taki dokument jest później podstawą do zaplanowania prac utrzymaniowych czy remontowych. Z mojego doświadczenia wynika, że protokół jest nie tylko formalnością, ale faktycznym narzędziem pracy – to on „idzie dalej” do zarządcy infrastruktury, trafia do archiwum i jest brany pod uwagę przy ocenie bezpieczeństwa użytkowania mostów, wiaduktów czy przepustów kolejowych. Często spotykałem się z sytuacjami, gdzie ktoś próbował np. potwierdzić przegląd tylko jakąś notatką, ale przy jakiejkolwiek kontroli natychmiast było widać braki formalne. Tak więc, zgodnie z dobrą praktyką inżynierską i wymogami prawa, zawsze sporządzamy protokół – i na nim opiera się cała dokumentacja utrzymaniowa tych obiektów. Protokół jest jasny, kompletny i podpisany przez osoby przeprowadzające kontrolę. Dla każdego, kto serio myśli o pracy przy infrastrukturze kolejowej, ta procedura to absolutna podstawa.
W kontekście kontroli okresowej kolejowych obiektów inżynieryjnych łatwo jest pomylić różne dokumenty, bo rzeczywiście – raporty, dzienniki czy notatki też są obecne w branży, ale pełnią zupełnie inne funkcje. Raport to często bardziej ogólne opracowanie, służące do podsumowania większych działań, analiz czy całych cykli utrzymaniowych, ale nie jest to dokument wymagany bezpośrednio po kontroli okresowej obiektu, zwłaszcza mostu czy wiaduktu. Raporty mogą być uzupełnieniem dokumentacji, czasem są robione na potrzeby wyższych szczebli zarządzania lub przy bardziej złożonych inwestycjach, jednak nie są traktowane jako oficjalne potwierdzenie przeprowadzonej kontroli. Z kolei dziennik to przede wszystkim narzędzie do bieżącej ewidencji czynności utrzymaniowych – wpisuje się w nim np. codzienne prace, interwencje czy przeglądy, ale nie jest wystarczający z punktu widzenia formalnego nadzoru. To raczej taki rejestr – przydatny, ale niewystarczający. Notatka natomiast to dokument bardzo nieformalny, może zawierać szybkie uwagi czy spostrzeżenia, jednak nie ma żadnej mocy prawnej i nie spełnia wymogów określonych w instrukcjach branżowych. Tu często pojawia się mylne wyobrażenie, że do potwierdzenia przeglądu wystarczy notka w papierach – niestety tak nie jest. To podstawowy błąd myślowy: każde działanie inżynierskie przy obiektach infrastrukturalnych musi mieć swoje odzwierciedlenie w oficjalnym, sformalizowanym protokole. Brak takiego dokumentu może skutkować poważnymi konsekwencjami przy kontrolach lub – co gorsza – w przypadku awarii czy wypadku. Z mojego punktu widzenia, znajomość różnicy między tymi dokumentami to absolutny fundament pracy przy utrzymaniu infrastruktury kolejowej. Tylko protokół spełnia wszystkie wymagania formalne i stanowi podstawę dalszych działań utrzymaniowych lub naprawczych.