Dokumentowanie zakończenia robót budowlanych ma ogromne znaczenie w praktyce każdej budowy. Sporządzony protokół odbioru to właśnie ten oficjalny i najważniejszy dokument, który potwierdza, że roboty zostały faktycznie wykonane, sprawdzone i odebrane przez odpowiednie strony – czyli inwestora, wykonawcę i ewentualnie inspektora nadzoru. Protokół odbioru jest wymagany przez polskie prawo budowlane oraz normy branżowe i stanowi podstawę do dalszych rozliczeń finansowych, zgłoszeń do urzędów czy nawet do ewentualnych roszczeń gwarancyjnych. Z mojego doświadczenia wynika, że to właśnie dobrze przygotowany protokół odbioru chroni zarówno wykonawcę, jak i inwestora przed nieporozumieniami. W protokole tym określa się m.in. zakres i jakość wykonanych prac, ewentualne usterki oraz terminy ich usunięcia. Często dołączane są załączniki, takie jak wyniki badań czy zdjęcia dokumentujące stan obiektu. W praktyce każda większa firma budowlana przykładnie dba o to, by protokoły odbioru były kompletne, szczegółowe i podpisane przez wszystkie strony. Dobrze jest też wiedzieć, że bez tego dokumentu nie można uznać, że dana część inwestycji została oficjalnie zakończona, co uniemożliwia np. przekazanie obiektu do użytkowania czy rozliczenie kolejnych etapów finansowania. Także, moim zdaniem, protokół odbioru to podstawa całej kultury technicznej na budowie i nie da się tego obejść żadnym innym dokumentem.
Temat potwierdzania odbioru robót potrafi być mylący, bo na budowie pojawia się mnóstwo różnych dokumentów i czynności, które są związane z kontrolą jakości czy postępem prac. Często myli się pojęcia takie jak obmiar, próby obciążeniowe czy badania wytrzymałościowe z samym odbiorem, ale to nie one decydują o formalnym przyjęciu robót przez inwestora. Sporządzenie obmiaru robót jest ważne dla rozliczeń oraz oceny zakresu wykonanego zadania, jednak obmiar to raczej narzędzie pomocnicze przy ustalaniu ilości wykonanych prac, nie jest to potwierdzenie odbioru w sensie prawnym. Podobnie wykonanie próbnego obciążenia – oczywiście to kluczowy test na budowie, dający wiedzę o bezpieczeństwie i jakości konstrukcji, ale samo przeprowadzenie próby nie oznacza, że inwestor uznał wykonane roboty za zakończone i przyjął je do eksploatacji. Badania wytrzymałościowe są również niezbędne, szczególnie przy konstrukcjach żelbetowych czy stalowych, jednak one stanowią tylko fragment kontroli jakości, nie autoryzują zakończenia etapu robót. Typowym błędem jest traktowanie tych czynności jako równoznacznych z odbiorem, a wynika to pewnie z tego, że wiele etapów budowy jest kontrolowanych i dokumentowanych – tu jednak kluczowe jest rozróżnienie: jedynie sporządzony i podpisany przez strony protokół odbioru jest oficjalnym, prawnym potwierdzeniem wykonania i przyjęcia robót. Bez tego dokumentu nie dochodzi do formalnego zakończenia fazy budowy i nie można przejść do kolejnych etapów, zarówno technicznych, jak i finansowych. Warto zawsze o tym pamiętać, bo w praktyce brak protokołu potrafi później spowodować duże zamieszanie formalne i nawet spory sądowe.