Od 1 lutego 2026 r. nabywca, który na otrzymanej fakturze stwierdzi błędnie wpisany swój numer NIP, powinien
A. poprawić numer NIP na fakturze, skreślając błędny zapis.
B. wystawić notę korygującą i przesłać ją sprzedawcy.
C. zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej.
D. samodzielnie wystawić fakturę korygującą.
Od 1 lutego 2026 r. w takiej sytuacji nabywca powinien zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej, bo to sprzedawca jest wystawcą faktury pierwotnej i to on odpowiada za formalne poprawienie danych na dokumencie. Błędny NIP nabywcy nie jest drobiazgiem typu literówka bez znaczenia, ponieważ numer NIP identyfikuje podatnika w rozliczeniach VAT, w ewidencji sprzedaży i zakupów oraz w kontroli dokumentów. Z mojego doświadczenia wynika, że właśnie takie błędy najczęściej robią potem bałagan w księgowości: faktura niby jest, ale system nie łączy jej poprawnie z kontrahentem. W praktyce nabywca powinien poinformować sprzedawcę, najlepiej mailowo, podając numer faktury, datę wystawienia, błędny NIP i prawidłowy NIP. Sprzedawca wystawia fakturę korygującą, która odnosi się do faktury pierwotnej i wskazuje poprawne dane. Jest to zgodne z dobrą praktyką księgową: nie poprawiamy dokumentów ręcznie, tylko zachowujemy ślad korekty w dokumentacji. Przy fakturach objętych nowymi zasadami i obiegiem elektronicznym ma to jeszcze większe znaczenie, bo dokument musi być spójny formalnie i możliwy do prawidłowego ujęcia w rejestrach VAT oraz księgach rachunkowych.
W tym pytaniu łatwo pomylić stare przyzwyczajenia z aktualnym sposobem postępowania. Wystawienie noty korygującej przez nabywcę przez lata kojarzyło się z poprawianiem danych formalnych na fakturze, na przykład adresu albo nazwy kontrahenta. Jednak od wskazanej daty przy błędnie wpisanym NIP-ie nabywcy właściwą drogą jest zwrócenie się do sprzedawcy o fakturę korygującą. Moim zdaniem to jest logiczne, bo NIP jest bardzo ważnym identyfikatorem podatkowym, a nie tylko opisem pomocniczym. Jeśli numer jest błędny, dokument może nie potwierdzać prawidłowo transakcji z konkretnym podatnikiem, co ma znaczenie przy odliczeniu VAT i kontroli księgowej. Ręczne poprawienie faktury przez skreślenie błędnego numeru też nie jest prawidłowe. Taki dokument traci wiarygodność, nie ma zachowanej ścieżki audytu i w razie kontroli wygląda po prostu źle, nawet jeśli intencja była dobra. Faktury nie poprawia się długopisem jak notatki w zeszycie. Samodzielne wystawienie faktury korygującej przez nabywcę również jest błędne, ponieważ fakturę korygującą zasadniczo wystawia podmiot, który wystawił fakturę pierwotną, czyli sprzedawca. Nabywca nie może sobie jednostronnie zmienić dokumentu sprzedaży wystawionego przez inną firmę. Typowy błąd myślowy polega tu na założeniu, że skoro błąd dotyczy danych nabywcy, to nabywca może go sam naprawić. W księgowości ważne jest jednak nie tylko co poprawiamy, ale też kto i jak to dokumentuje.