Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na
A. prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu.
B. ułożeniu materiałów wewnątrz teczek według kolejności spraw, a w ramach sprawy -chronologicznie.
C. powiadomieniu dyrektora właściwego miejscowego archiwum państwowego i sporządzeniu spisu zdawczo-odbiorczego.
D. ocenie jej przydatności, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej do zniszczenia.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej to właśnie ocena jej dalszej przydatności, wydzielenie akt, które nie są już potrzebne do pracy jednostki, i przekazanie ich do zniszczenia zgodnie z procedurą. Chodzi tu głównie o dokumentację kategorii B, czyli taką, która ma określony czas przechowywania, np. 5, 10 albo 50 lat, ale po jego upływie nie staje się materiałem archiwalnym. W praktyce pracownik archiwum zakładowego albo osoba odpowiedzialna za dokumentację sprawdza rzeczowy wykaz akt, terminy przechowywania, kompletność teczek i to, czy dokumenty nie są jeszcze potrzebne np. do kontroli, rozliczeń, sporów sądowych albo spraw kadrowych. Dopiero potem przygotowuje się spis dokumentacji przeznaczonej do brakowania i organizuje jej bezpieczne zniszczenie. Moim zdaniem to ważny temat, bo w firmach często myli się brakowanie ze zwykłym sprzątaniem papierów. A to nie jest wyrzucanie starych segregatorów do kosza. Dobre praktyki wymagają zachowania ścieżki decyzyjnej, kontroli terminów oraz ochrony danych osobowych i informacji poufnych. Dzięki temu jednostka ogranicza koszty przechowywania, ale nie niszczy dokumentacji, która może być jeszcze dowodem w sprawie.
W tym pytaniu łatwo pomylić brakowanie z innymi czynnościami wykonywanymi przy pracy z aktami, bo wszystkie dotyczą dokumentacji i archiwum, ale ich sens jest zupełnie inny. Układanie materiałów wewnątrz teczek według kolejności spraw, a w ramach spraw chronologicznie, to element porządkowania dokumentacji. Robi się to po to, żeby akta były czytelne, kompletne i możliwe do szybkiego odszukania. Takie działanie jest ważne przy przygotowaniu akt do archiwum zakładowego, ale samo w sobie nie oznacza jeszcze decyzji o zniszczeniu dokumentów. Podobnie opisanie teczek, sporządzenie ewidencji i techniczne zabezpieczenie materiałów to raczej opracowanie i przygotowanie dokumentacji do przechowywania, a nie brakowanie. Chodzi wtedy o nadanie właściwego opisu, symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, kategorii archiwalnej i zapewnienie dobrych warunków przechowywania. To zabezpiecza dokumentację, a nie usuwa ją z zasobu. Mylny jest też skrót myślowy, że brakowanie polega tylko na powiadomieniu dyrektora właściwego archiwum państwowego i sporządzeniu spisu zdawczo-odbiorczego. W jednostkach, których dotyczą przepisy archiwalne, kontakt z archiwum państwowym może być elementem procedury, ale nie jest istotą brakowania. Poza tym nie chodzi o zwykły spis zdawczo-odbiorczy, tylko o wykaz dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, często wymagający zgody właściwego archiwum. Najważniejsza jest ocena przydatności dokumentacji, sprawdzenie okresów przechowywania, wydzielenie akt nieprzydatnych i dopiero potem ich kontrolowane zniszczenie. Z mojego doświadczenia wynika, że typowy błąd polega na traktowaniu archiwizacji jako jednego dużego worka: porządkowanie, ewidencja, przekazanie i zniszczenie wrzuca się razem. A w dokumentacji biurowej te etapy trzeba rozróżniać, bo każdy ma inne skutki prawne i organizacyjne.