W części B akt osobowych pracownika należy przechowywać
A. świadectwo pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia.
B. dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych.
C. orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
D. zaświadczenie o niekaralności wymagane do zatrudnienia.
Część B akt osobowych służy do dokumentowania przebiegu zatrudnienia pracownika, czyli tego, co dzieje się już po nawiązaniu stosunku pracy. Dlatego dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych trafiają właśnie tutaj. Chodzi np. o wnioski pracownika o szkolenie, umowy szkoleniowe, skierowania na kurs, potwierdzenia ukończenia studiów podyplomowych, certyfikaty zdobyte w trakcie pracy czy dokumenty dotyczące urlopu szkoleniowego. W praktyce kadrowej jest to ważne, bo takie dokumenty mogą mieć wpływ na obowiązki pracodawcy, koszty szkolenia, okres odpracowania po kursie albo ocenę rozwoju zawodowego pracownika. Moim zdaniem łatwo to zapamiętać tak: część B pokazuje historię zatrudnienia od środka, a nie dokumenty sprzed przyjęcia ani po zakończeniu pracy. Dobra praktyka w kadrach polega na tym, żeby nie wrzucać wszystkiego do jednej teczki, tylko trzymać się podziału z rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej. Dzięki temu przy kontroli PIP albo audycie wewnętrznym dokumentacja jest czytelna i nie ma niepotrzebnego bałaganu.
W tym pytaniu kluczowe jest rozróżnienie, na jakim etapie powstaje dany dokument kadrowy. Akta osobowe nie są zwykłą teczką, do której wkłada się wszystko według uznania pracodawcy. Mają określoną strukturę, a część B dotyczy przede wszystkim nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Do niej pasują dokumenty powstające w trakcie pracy, np. związane ze szkoleniami, zmianą warunków zatrudnienia czy potwierdzeniem zapoznania się z obowiązkami. Zaświadczenie o niekaralności, jeżeli jest wymagane do zatrudnienia na danym stanowisku, wiąże się raczej z etapem rekrutacji i dopuszczenia osoby do pracy, więc nie jest typowym dokumentem części B. Podobnie świadectwo pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia dokumentuje wcześniejsze zatrudnienie kandydata, a nie przebieg aktualnego stosunku pracy. To częsty błąd myślowy: ktoś widzi dokument pracowniczy i automatycznie kojarzy go z częścią B, bo pracownik już jest zatrudniony. Ale liczy się źródło i cel dokumentu. Orzeczenie lekarskie wydane w związku z badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy dotyczy sytuacji po ustaniu zatrudnienia, więc jego miejsce nie jest w części B, tylko w dokumentacji związanej z zakończeniem stosunku pracy. Z mojego doświadczenia najprościej zapamiętać: część A to wejście do firmy, część B to przebieg pracy, część C to wyjście z firmy, a dalsze części obejmują szczególne sprawy, np. odpowiedzialność porządkową. Taki porządek naprawdę pomaga w pracy kadrowej.