W części B akt osobowych pracownika umieszcza się między innymi
A. świadectwo pracy wystawione przez poprzedniego pracodawcę.
B. kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy.
C. oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę.
D. umowę o pracę zawartą z pracownikiem.
W części B akt osobowych umieszcza się dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia pracownika. Dlatego umowa o pracę zawarta z pracownikiem trafia właśnie do tej części. To jest podstawowy dokument kadrowy, bo potwierdza strony stosunku pracy, rodzaj umowy, stanowisko, wymiar czasu pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie oraz datę rozpoczęcia pracy. W praktyce kadrowej część B jest taką główną teczką okresu zatrudnienia, czyli pokazuje, co działo się od momentu podpisania umowy aż do czasu przed rozwiązaniem stosunku pracy. Moim zdaniem najłatwiej zapamiętać to tak: część A dotyczy głównie rekrutacji i dokumentów zebranych przed zatrudnieniem, część B obejmuje zatrudnienie w toku, a część C dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Dobra praktyka w dziale kadr polega na tym, żeby dokumenty wkładać chronologicznie i zgodnie z podziałem przewidzianym w przepisach o dokumentacji pracowniczej. Dzięki temu przy kontroli PIP, audycie kadrowym albo przy ustalaniu uprawnień pracownika można szybko znaleźć właściwy dokument. Umowa o pracę w części B jest więc nie tylko formalnością, ale ważnym dowodem praw i obowiązków obu stron.
W tym pytaniu łatwo pomylić części akt osobowych, bo wszystkie wymienione dokumenty są związane z zatrudnieniem, ale nie każdy z nich dotyczy tego samego etapu. Świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy nie jest dokumentem dotyczącym aktualnego przebiegu zatrudnienia u danego pracodawcy. Pracownik składa je zwykle przy przyjmowaniu do pracy, aby udokumentować wcześniejsze okresy zatrudnienia, staż pracy, uprawnienia urlopowe czy inne dane potrzebne do obsługi kadrowej. Taki dokument kojarzy się więc raczej z etapem poprzedzającym zatrudnienie, czyli z częścią A akt osobowych. Kopia świadectwa pracy wydanego pracownikowi przez obecnego pracodawcę też nie pasuje do części B, ponieważ świadectwo pracy wydaje się w związku z zakończeniem stosunku pracy. To dokument zamykający współpracę, przydatny później dla kolejnego pracodawcy, dlatego w aktach obecnego pracodawcy wiąże się z ustaniem zatrudnienia. Podobnie oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę dotyczy rozwiązania stosunku pracy, a nie jego normalnego przebiegu. Typowy błąd myślowy polega tu na wrzucaniu do części B wszystkiego, co brzmi kadrowo. A w dokumentacji pracowniczej liczy się moment i funkcja dokumentu: przed zatrudnieniem, w trakcie zatrudnienia albo przy zakończeniu pracy. Z mojego doświadczenia taka logika bardzo pomaga, bo zamiast uczyć się listy na pamięć, można rozpoznać, po co dokument powstał i kiedy jest używany. Umowa o pracę jest dokumentem rozpoczynającym i regulującym bieżący stosunek pracy, dlatego należy do części B.