Akta osobowe pracownika składają się obecnie z części oznaczonych symbolami
Odpowiedź A, B, C, D, E jest właściwa, bo obecnie akta osobowe pracownika prowadzi się w pięciu częściach oznaczonych tymi symbolami. Wynika to z przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej, przede wszystkim z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz zmian w Kodeksie pracy. Część A obejmuje dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, np. kwestionariusz osoby ubiegającej się o pracę, skierowanie na badania wstępne czy świadectwa pracy z poprzednich miejsc. Część B dotyczy nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, czyli m.in. umowy o pracę, zakresu obowiązków, potwierdzenia zapoznania z regulaminem pracy, dokumentów o szkoleniach BHP. Część C zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, np. wypowiedzenie, porozumienie stron albo kopię świadectwa pracy. Część D przeznaczona jest na dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika, na przykład zawiadomienia o ukaraniu karą upomnienia lub nagany. Część E dotyczy dokumentacji związanej z kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu. W praktyce kadrowej ma to duże znaczenie, bo prawidłowe ułożenie dokumentów ułatwia kontrolę PIP, obsługę sporów pracowniczych i bezpieczne przechowywanie danych osobowych. Moim zdaniem warto kojarzyć to chronologicznie: rekrutacja, zatrudnienie, zakończenie pracy, kary porządkowe i kontrole trzeźwości. Taki schemat naprawdę pomaga, zwłaszcza przy prowadzeniu teczek osobowych w wersji papierowej i elektronicznej.
Niepoprawne odpowiedzi wynikają najczęściej z tego, że ktoś pamięta starszy układ akt osobowych i nie uwzględnia późniejszych zmian w przepisach. Przez długi czas w praktyce kadrowej bardzo mocno utrwalił się podział na części A, B i C. Był on prosty: dokumenty rekrutacyjne, dokumenty z okresu zatrudnienia oraz dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Taki schemat nadal jest podstawą myślenia o teczce pracownika, ale obecnie nie jest już kompletny. Jeżeli ktoś wybiera tylko A, B, C, to pomija część D i E, czyli obszary, które ustawodawca wyodrębnił ze względu na ich szczególny charakter i potrzebę osobnego porządkowania dokumentacji. Wariant obejmujący tylko B i C jest jeszcze bardziej zawężony, bo ignoruje dokumenty z etapu rekrutacji, a one też są częścią akt osobowych, oczywiście jeśli dotyczą osoby zatrudnionej i mogą być przetwarzane zgodnie z przepisami. Z kolei odpowiedź A, B, C, D była poprawna w pewnym okresie po zmianach w dokumentacji pracowniczej, ale obecnie trzeba pamiętać także o części E. Ta część pojawiła się w związku z regulacjami dotyczącymi kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu. W kadrach takie szczegóły mają znaczenie, bo nie chodzi tylko o nazwy przegródek w segregatorze. Chodzi o zgodność z prawem pracy, ochronę danych osobowych, możliwość szybkiego odnalezienia dokumentu i prawidłowe przygotowanie dokumentacji na wypadek kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Z mojego doświadczenia najłatwiej zapamiętać, że aktualny komplet to pełny ciąg od A do E, a nie historyczne A-C czy przejściowe A-D.