Gaśnica proszkowa jest najskuteczniejsza w gaszeniu pożarów, które mogą wystąpić w archiwum zakładowym, ze względu na jej właściwości gaśnicze oraz wszechstronność. Działa na zasadzie rozprzestrzeniania suchego proszku, który odcina dostęp tlenu od płonących materiałów, co jest kluczowe w przypadku pożarów materiałów łatwopalnych, takich jak papier czy tektura. W praktyce, gaśnice proszkowe są zalecane do stosowania w pomieszczeniach, gdzie przechowywane są dokumenty, ponieważ nie pozostawiają one po sobie resztek ani nie uszkadzają papieru. Standardy ochrony przeciwpożarowej, takie jak NFPA (National Fire Protection Association), wskazują na konieczność stosowania gaśnic proszkowych w obiektach, gdzie występuje wysokie ryzyko pożaru związanego z materiałami organicznymi. Użycie gaśnicy proszkowej w archiwum zakładowym zapewnia szybką reakcję i minimalizację strat, co jest niezwykle istotne w kontekście ochrony wartościowych dokumentów.
Gaśnica płynowa nie jest odpowiednia do gaszenia pożarów w archiwum, ponieważ jest przeznaczona głównie do gaszenia pożarów cieczy palnych, takich jak oleje czy benzen, które w archiwum nie występują. Zastosowanie jej mogłoby prowadzić do rozprzestrzenienia ognia na inne łatwopalne materiały, takie jak papier czy tektura, co jest niepożądane w kontekście ochrony dokumentów. Gaśnica pianowa, choć skuteczna w gaszeniu pożarów cieczy, nie jest zalecana w przypadku pożarów materiałów stałych, ponieważ może nie być wystarczająco efektywna w odcięciu dostępu tlenu. Ponadto, piany mogą wnikać w struktury papierowe, co prowadzi do ich uszkodzenia. Hydronetki z wodą są również niewłaściwym wyborem, ponieważ woda może spowodować uszkodzenie dokumentów, a także nie jest skuteczna w gaszeniu pożarów, które mogą powstać w wyniku reakcji chemicznych z niektórymi materiałami. Użycie niewłaściwego typu gaśnicy prowadzi do ryzyka eskalacji pożaru oraz zwiększa niebezpieczeństwo dla ludzi i mienia.