Pracownik w ciągu 8 godzin pracy wykorzystał przysługującą mu 15 minutową przerwę wliczaną do czasu pracy oraz trzy przerwy 20 minutowe na załatwienie spraw osobistych. W ilu procentach pracownik efektywnie wykorzystał czas przeznaczony na wykonanie zadań zawodowych?
A. 97%
B. 89%
C. 84%
D. 93%
W tym zadaniu kluczowe jest przeliczenie całego dnia pracy na minuty i oddzielenie czasu obecności w pracy od czasu faktycznej realizacji zadań. 8 godzin to 480 minut. Pracownik skorzystał z 15 minut przerwy wliczanej do czasu pracy oraz z trzech przerw po 20 minut na sprawy osobiste, czyli łącznie: 15 + 3 × 20 = 75 minut przerw. Czas efektywnej pracy wynosi więc 480 - 75 = 405 minut. Następnie liczymy udział czasu efektywnego w całym czasie pracy: 405 / 480 × 100% = 84,375%, czyli po zaokrągleniu 84%. Moim zdaniem to dobry przykład na rozróżnienie pojęć kadrowych i organizacyjnych: przerwa może być wliczana do czasu pracy zgodnie z przepisami, ale nie oznacza to, że w tym czasie pracownik wykonuje zadania zawodowe. W praktyce takie obliczenia wykorzystuje się przy analizie produktywności, planowaniu norm czasu pracy, ocenie organizacji stanowiska oraz przy badaniu wykorzystania czasu roboczego w firmie. Dobra praktyka jest taka, aby zawsze najpierw sprowadzić wszystko do jednej jednostki, najlepiej minut, bo wtedy łatwiej uniknąć pomyłek.
Przy tym pytaniu łatwo pomylić czas pracy w rozumieniu kadrowym z czasem efektywnego wykonywania zadań. Sama obecność pracownika przez 8 godzin nie oznacza, że przez pełne 480 minut wykonuje on czynności zawodowe. Wynik bliski 97% powstaje zwykle wtedy, gdy ktoś odejmuje tylko 15-minutową przerwę albo traktuje ją jako jedyną stratę czasu. To nie pasuje do treści zadania, bo podane są jeszcze trzy przerwy po 20 minut na sprawy osobiste. One też zmniejszają realny czas przeznaczony na pracę operacyjną. Wynik około 93% może wynikać z niedoliczenia części przerw prywatnych albo z błędnego założenia, że jedna z nich nie powinna być uwzględniona. Z kolei 89% najczęściej bierze się z niepełnego odjęcia przerw, np. uwzględnienia tylko części czasu prywatnego albo zaokrąglania bez wcześniejszego poprawnego rachunku. W analizie efektywności trzeba pilnować, co jest licznikiem, a co mianownikiem. Licznikiem jest czas faktycznej pracy, czyli 405 minut, a mianownikiem całkowity zaplanowany czas zmiany, czyli 480 minut. Dopiero taki wskaźnik pokazuje, jaka część dniówki została rzeczywiście wykorzystana na zadania zawodowe. Z mojego doświadczenia, najlepsza metoda to rozpisanie minut krok po kroku, bo wtedy nie miesza się przepisowej przerwy z produktywnością stanowiska.