W przypadku wypłacenia pracownikowi zasiłku chorobowego pracodawca powinien wykazać liczbę dni zasiłkowych i wysokość świadczenia na formularzu
Formularz ZUS RSA jest właściwy, bo służy do wykazywania wypłaconych świadczeń oraz przerw w opłacaniu składek, czyli właśnie takich sytuacji jak zasiłek chorobowy. W raporcie RSA pracodawca podaje m.in. kod świadczenia lub przerwy, okres niezdolności do pracy, liczbę dni zasiłkowych oraz kwotę wypłaconego świadczenia. To jest praktycznie bardzo ważne przy sporządzaniu dokumentów rozliczeniowych do ZUS, bo zasiłek chorobowy nie jest zwykłym składnikiem wynagrodzenia jak pensja zasadnicza. Moim zdaniem najłatwiej zapamiętać to tak: RCA kojarzymy głównie ze składkami, a RSA z absencjami, zasiłkami i przerwami. Przykład z praktyki: pracownik był na zwolnieniu lekarskim i pracodawca jako płatnik zasiłków wypłacił mu zasiłek chorobowy za 10 dni. W dokumentach rozliczeniowych trzeba wtedy wykazać tę absencję oraz kwotę świadczenia w ZUS RSA. Dobra praktyka kadrowo-płacowa to pilnowanie zgodności listy płac, ewidencji czasu pracy, zaświadczenia lekarskiego e-ZLA i raportu RSA, bo rozbieżności szybko powodują korekty dokumentów w ZUS.
W tym pytaniu łatwo pomylić formularze, bo wszystkie dotyczą ZUS, ale każdy z nich ma inne zastosowanie w dokumentacji ubezpieczeniowej. ZUS RCA jest imiennym raportem miesięcznym wykorzystywanym przede wszystkim do rozliczania należnych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz podstaw ich wymiaru. Kojarzy się z listą płac, więc ktoś może uznać, że skoro wypłacono świadczenie pieniężne, to powinno ono trafić właśnie tam. To jednak jest zbyt duże uproszczenie. Przy zasiłku chorobowym kluczowa jest nie tylko kwota, ale też okres przerwy i liczba dni zasiłkowych, a do tego służy raport ZUS RSA. ZUS ZUA oraz ZUS ZZA mają jeszcze inną funkcję. Są to formularze zgłoszeniowe, a nie rozliczeniowe. ZUS ZUA stosuje się przy zgłoszeniu osoby do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, na przykład przy zatrudnieniu pracownika na umowę o pracę. ZUS ZZA dotyczy zgłoszenia wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, typowo przy niektórych umowach lub tytułach ubezpieczenia. Nie wykazuje się na nich liczby dni choroby ani kwoty zasiłku. Typowy błąd myślowy polega tu na traktowaniu wszystkich druków ZUS jako jednego worka. W kadrach trzeba jednak rozróżniać formularze zgłoszeniowe od rozliczeniowych, bo inaczej dokumentacja będzie formalnie niepoprawna i potem, niestety, wychodzą korekty.