Kwalifikacja: EKA.04 - Prowadzenie dokumentacji w jednostce organizacyjnej

Przechowywanie kopii faktur VAT na dysku twardym, płycie CD czy dyskietce nie jest odpowiednim rozwiązaniem ze względu na różne aspekty związane z bezpieczeństwem danych oraz obowiązującymi przepisami prawa. Dyski twarde, mimo że są popularnym nośnikiem danych, mogą ulegać awariom, co prowadzi do ryzyka utraty ważnych dokumentów. Dodatkowo, niektóre przepisy prawne wymagają, aby dokumenty były dostępne w formie papierowej, co sprawia, że poleganie wyłącznie na formie elektronicznej jest niewłaściwe. Płyty CD i dyskietki to nośniki, które stają się coraz mniej popularne, a ich użycie wiąże się z ryzykiem trudności w dostępie do danych w przyszłości. Z biegiem lat technologia się rozwija, a urządzenia do odczytu tych nośników mogą być coraz trudniej dostępne. Dlatego przedsiębiorcy powinni unikać takich rozwiązań, które mogą prowadzić do problemów z archiwizacją i dostępnością dokumentów w dłuższej perspektywie czasowej. Warto również wspomnieć, że zgodnie z zasadami zarządzania dokumentacją, najlepszym rozwiązaniem jest stosowanie rozwiązań, które zapewniają zarówno bezpieczeństwo, jak i łatwy dostęp do danych, co w przypadku faktur VAT oznacza korzystanie z formy wydruku oraz ich odpowiedniego przechowywania.