Wybór formy wydruku jako sposobu przechowywania kopii faktur VAT jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz standardami rachunkowości. Zgodnie z Ustawą o VAT, podatnicy są zobowiązani do archiwizowania faktur przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę. Forma papierowa zapewnia, że dokumenty będą dostępne w razie kontroli skarbowej oraz w sytuacjach, gdy potrzeba ich odtworzenia w formie oryginalnej. Przykładowo, przedsiębiorcy mogą zyskać na czasie i uniknąć problemów związanych z ewentualnymi awariami sprzętu komputerowego, które mogłyby prowadzić do utraty danych. Ponadto, wydrukowane faktury można z łatwością przechowywać w segregatorach lub archiwach, co ułatwia ich późniejsze odnalezienie i przeszukiwanie. Warto również pamiętać, że dobre praktyki w zakresie zarządzania dokumentacją sugerują, by wszystkie istotne dokumenty były przechowywane w formie papierowej, aby zapewnić ich trwałość i dostępność.
Przechowywanie kopii faktur VAT w formie elektronicznej, tak jak na płycie CD, dyskietce czy dysku twardym, może wydawać się nowoczesnym i wygodnym rozwiązaniem, jednak wiąże się z szeregiem ryzyk i problemów. Przede wszystkim, nośniki takie mogą ulegać uszkodzeniom, co prowadzi do utraty ważnych dokumentów. Płyty CD mogą być podatne na zarysowania, a dyskietki, które są przestarzałe, często przestają być obsługiwane przez nowoczesne urządzenia, co może utrudnić dostęp do zapisanych danych. Ponadto, w przypadku awarii dysku twardego, dane mogą być nieodwracalnie utracone, co stwarza poważne problemy w przypadku kontroli skarbowej. Warto również zauważyć, że przepisy dotyczące przechowywania dokumentów wymagają, aby faktury były dostępne w formie, która zapewnia ich autentyczność i integralność. Stąd, archiwizowanie wyłącznie w wersji elektronicznej bez fizycznej kopii nie spełnia tych wymogów. Takie podejście może także prowadzić do problemów z ewentualnymi audytami, gdyż organy kontrolne mogą wymagać dostępu do oryginalnych dokumentów w formie papierowej. Dlatego istotne jest, aby stosować się do wytycznych dotyczących przechowywania dokumentacji, które wskazują na konieczność posiadania fizycznych kopii faktur, co minimalizuje ryzyko związane z utratą danych i stanowi zabezpieczenie przed ewentualnymi problemami prawnymi.