Podmiot gospodarczy generujący faktury VAT za pomocą aplikacji komputerowej zobligowany jest do przechowywania kopii tych faktur.
Wybór papierowej wersji faktur VAT to całkiem dobry pomysł. Zgodnie z przepisami musimy trzymać te faktury przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Jakby co, w razie kontroli skarbowej, papierowe dokumenty są łatwiejsze do pokazania. Wyobraź sobie, że nagle komputer się psuje i nie masz dostępu do elektronicznych faktur – to może być duży kłopot. Z drugiej strony, faktury w formie papierowej można schować w segregatorach, co bardzo ułatwia ich późniejsze szukanie. Dobrze jest też wiedzieć, że lepiej mieć papierowe kopie ważnych dokumentów, bo to gwarantuje, że nic nam nie zginie i zawsze będzie pod ręką.
Przechowywanie faktur VAT na płytach CD czy dyskietkach może wydawać się nowoczesne, ale wcale nie jest takie fajne. Te nośniki mogą się łatwo uszkodzić i wtedy możesz stracić ważne dokumenty. Płyty CD łatwo zarysować, a stare dyskietki to już w ogóle nie są popularne, więc może być problem z ich odczytem na nowoczesnych sprzętach. Co gorsza, jak dysk twardy padnie, to dane mogą być nie do odzyskania, a to już poważny kłopot, jeśli przyjdzie kontrola skarbowa. Do tego pamiętaj, że przepisy mówią, że musimy mieć faktury w formie, która zapewnia ich autentyczność. Więc jeśli trzymasz tylko wersje elektroniczne, możesz mieć później problemy, bo organy mogą chcieć zobaczyć papierowe oryginały. Takie podejście bez fizycznych kopii to ryzyko i lepiej tego unikać.