W której kolumnie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (wzór obowiązujący od 1 stycznia 2026 r.) należy zaewidencjonować koszty poniesione na malowanie pomieszczeń biurowych na podstawie otrzymanej od wykonawcy faktury?
Podatkowa księga przychodów i rozchodów – wzór obowiązujący od 2026 r. (fragment)
| Przychód | Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu | Koszty uboczne zakupu | Wydatki (koszty) | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Wartość sprzedanych towarów i usług | Pozostałe przychody | Razem przychód (9+10) | Wynagrodzenia w gotówce i w naturze | Pozostałe wydatki | Razem wydatki (14+15) | ||
| 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
W kolumnie 9.
W kolumnie 12.
W kolumnie 13.
W kolumnie 15.
Opracowane na podstawie zadania CKE, czerwiec 2019 (arkusz A.35-X-19.06): Numeracja kolumn według wzoru podatkowej księgi przychodów i rozchodów obowiązującego od 2026 r.
Koszty malowania pomieszczeń biurowych należy wpisać w kolumnie 15 KPiR, czyli jako pozostałe wydatki. Chodzi tu o typowy koszt utrzymania lokalu firmowego w stanie zdatnym do pracy, udokumentowany fakturą od wykonawcy. Nie jest to zakup towarów handlowych ani materiałów do dalszej sprzedaży, więc kolumna 12 odpada. Nie jest to też koszt uboczny zakupu, taki jak transport, załadunek czy ubezpieczenie związane z nabyciem towarów, dlatego nie wpisujemy tego w kolumnie 13. W praktyce do kolumny 15 trafiają m.in. czynsz, energia, usługi obce, naprawy, remonty, materiały biurowe czy właśnie malowanie biura. Moim zdaniem warto zapamiętać prostą zasadę: jeżeli wydatek jest kosztem działalności, ale nie ma dla niego specjalnej kolumny, najczęściej ląduje w pozostałych wydatkach. Oczywiście trzeba mieć dowód księgowy, najczęściej fakturę, i związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Gdyby malowanie było elementem większej modernizacji środka trwałego, sprawa mogłaby wyglądać inaczej, ale zwykłe odświeżenie biura to bieżący koszt w kolumnie 15.
Przy tym pytaniu łatwo pomylić zwykły koszt eksploatacyjny z kosztami dotyczącymi zakupu towarów albo z przychodami. Kolumna 13 w KPiR służy do ujmowania kosztów ubocznych zakupu, czyli takich wydatków, które są bezpośrednio związane ze sprowadzeniem lub nabyciem towarów handlowych i materiałów, na przykład transport, załadunek, rozładunek czy ubezpieczenie w drodze. Malowanie pomieszczeń biurowych nie zwiększa ceny zakupu towarów i nie jest kosztem dostarczenia zapasów do firmy. To raczej usługa obca związana z utrzymaniem miejsca pracy. Kolumna 12 dotyczy zakupu towarów handlowych i materiałów według cen zakupu. Gdyby przedsiębiorca kupował farby jako materiał do wykonywania usług malarskich u klientów albo towar przeznaczony do sprzedaży, można by rozważać tę kolumnę. Ale tutaj chodzi o fakturę od wykonawcy za pomalowanie biura, czyli o usługę remontową, a nie o zakup towaru handlowego. Kolumna 9 jest jeszcze bardziej odległa, bo dotyczy wartości sprzedanych towarów i usług, czyli przychodu, a nie kosztu. Częsty błąd polega na tym, że ktoś widzi fakturę i od razu szuka kolumny zakupu, bez sprawdzenia charakteru operacji. W księgowaniu najpierw trzeba ustalić, czy mamy przychód, koszt zakupu, wynagrodzenie, czy pozostały wydatek. W tym przypadku wydatek jest związany z działalnością i utrzymaniem biura, więc właściwa jest kolumna 15, pozostałe wydatki. Tak robi się zgodnie z praktyką prowadzenia KPiR i zdrowym rozsądkiem księgowym, nawet jeśli tabela na pierwszy rzut oka wygląda trochę sucho.