Kwalifikacja: EKA.04 - Prowadzenie dokumentacji w jednostce organizacyjnej

Ewidencje czasu pracy, wnioski urlopowe oraz wnioski o świadczenia socjalne są dokumentami, które mają swoje specyficzne wymagania dotyczące przechowywania, ale nie mają tak długiego okresu obowiązkowego archiwizowania jak akta osobowe. Ewidencje czasu pracy, chociaż istotne dla monitorowania obecności i wynagrodzeń pracowników, zwykle muszą być przechowywane przez okres nieprzekraczający pięciu lat. Wnioski urlopowe są dokumentami, które pracodawcy muszą zachować na czas określony, zazwyczaj do zakończenia kadencji urlopowej, co może być znacznie krótszym okresem. Z kolei wnioski o świadczenia socjalne, chociaż również ważne dla zapewnienia pracownikom odpowiednich przywilejów, mają tendencję do posiadania ograniczonego okresu archiwizacji, często wynoszącego kilka lat. Przyczyną powszechnego błędu w ocenie okresu przechowywania tych dokumentów jest mylenie ich roli z rolą akt osobowych, które są kluczowym źródłem informacji o pracowniku i jego historii zatrudnienia. Należy zatem pamiętać o różnicach w regulacjach dotyczących różnych typów dokumentacji, aby prawidłowo spełniać wymogi prawne oraz normy branżowe dotyczące zarządzania dokumentacją kadrową.