W przedsiębiorstwie produkcyjnym zapas bieżący materiału wynosi 50 ton, a zapas minimalny 5 ton. W wyniku inwentaryzacji w magazynie stwierdzono, że faktyczny zapas materiałów wynosi 45 ton. W przedsiębiorstwie tym stwierdzono w stosunku do zapasu maksymalnego
W tym zadaniu kluczowe jest poprawne zrozumienie, czym jest zapas maksymalny. W gospodarce magazynowej często przyjmuje się, że zapas maksymalny obejmuje zapas bieżący oraz zapas minimalny, czyli rezerwę bezpieczeństwa. Można to zapisać tak: zapas maksymalny = zapas bieżący + zapas minimalny. W danych mamy więc: 50 t + 5 t = 55 t. Podczas inwentaryzacji stwierdzono faktycznie 45 ton materiału. Porównujemy więc stan rzeczywisty z zapasem maksymalnym: 55 t - 45 t = 10 t. Oznacza to niedobór zapasu materiałów w wysokości 10 ton w stosunku do poziomu maksymalnego. Moim zdaniem to jest dość typowe zadanie, w którym łatwo odruchowo porównać 45 ton tylko z zapasem bieżącym 50 ton i wyjdzie wtedy 5 ton, ale to nie odpowiada treści pytania. W praktyce magazynowej takie obliczenie pomaga ocenić, czy trzeba uruchomić zamówienie materiałów, aby nie zakłócić produkcji. Dobra praktyka to zawsze najpierw ustalić, do jakiej normy porównujemy stan faktyczny: minimalnej, bieżącej czy maksymalnej. Tutaj punktem odniesienia jest zapas maksymalny, dlatego poprawny wynik to niedobór 10 ton.
W tym przykładzie najczęstszy błąd polega na tym, że porównuje się stan faktyczny 45 ton tylko z zapasem bieżącym wynoszącym 50 ton. Wtedy rzeczywiście wychodzi różnica 5 ton, ale to jest porównanie do niewłaściwego poziomu zapasu. Pytanie mówi wyraźnie o zapasie maksymalnym, a w gospodarce magazynowej zapas maksymalny ustala się jako sumę zapasu bieżącego i minimalnego. Czyli nie patrzymy tylko na 50 ton, ale na 50 t + 5 t = 55 t. Dopiero do tej wartości odnosimy wynik inwentaryzacji. Stan faktyczny wynosi 45 ton, więc brakuje 55 t - 45 t = 10 t. Nie ma tu nadwyżki, bo nadwyżka wystąpiłaby dopiero wtedy, gdyby w magazynie było więcej niż wynosi zapas maksymalny, na przykład 60 ton przy normie 55 ton. Mylenie nadwyżki z tym, że zapas faktyczny jest większy od minimalnego, też jest dość zdradliwe. Fakt, że 45 ton jest dużo większe niż zapas minimalny 5 ton, nie oznacza nadwyżki w stosunku do zapasu maksymalnego. Z mojego doświadczenia najlepiej w takich zadaniach rozpisać sobie normę zapasu: minimalny, bieżący, maksymalny, a dopiero później liczyć różnicę. W praktyce magazynowej takie pomyłki mogłyby prowadzić do złych decyzji zakupowych, np. do zbyt późnego zamówienia materiału i problemów z ciągłością produkcji.