Listy płac archiwizuje się przez okres
Okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika jest tu właściwy, bo listy płac należą do dokumentacji płacowej mającej znaczenie dowodowe przy ustalaniu uprawnień emerytalnych i rentowych. W praktyce taka lista potwierdza nie tylko kwotę wynagrodzenia brutto, ale też podstawę naliczania składek ZUS, potrącenia, zaliczki na podatek dochodowy i inne składniki wynagrodzenia. Po wielu latach pracownik może potrzebować tych danych, np. gdy ZUS wylicza kapitał początkowy albo sprawdza wysokość podstawy wymiaru świadczenia. Moim zdaniem to jeden z tych tematów, gdzie łatwo lekceważyć archiwizację, a potem brakuje dokumentu i robi się kłopot. Dobra praktyka w kadrach i płacach to przechowywanie list płac w sposób uporządkowany, chroniony przed zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych, z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych. Warto też pamiętać, że przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej zmieniały się, więc w realnej pracy zawsze sprawdza się aktualny stan prawny i datę zatrudnienia pracownika, ale w tym pytaniu chodzi o klasyczną zasadę: 50 lat od zakończenia pracy u płatnika.
Wybór krótszego okresu archiwizacji zwykle wynika z pomylenia list płac z innymi dokumentami księgowymi albo rozliczeniowymi. Okres 5 lat kojarzy się z przechowywaniem wielu dowodów księgowych oraz dokumentów podatkowych, bo zobowiązania podatkowe co do zasady przedawniają się po kilku latach. Lista płac nie jest jednak zwykłą fakturą kosztową. Ma szczególne znaczenie dla pracownika i dla ZUS, ponieważ może poświadczyć wysokość wynagrodzenia oraz podstawę składek nawet po kilkudziesięciu latach. Dlatego nie można jej traktować tak samo jak typowej dokumentacji podatkowej. Również okres 10 lat od przekazania dokumentów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dotyczy innych zasad przechowywania wybranych dokumentów i w praktyce bywa mylony z nowszymi regulacjami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej. To jest dość częsta pułapka, bo przepisy kadrowe się zmieniały i człowiek automatycznie wybiera krótszy termin. Natomiast pytanie dotyczy list płac jako dokumentacji płacowej, dla której w tym ujęciu egzaminacyjnym przyjmuje się 50 lat od zakończenia pracy u danego płatnika. Okres 12 miesięcy od zatwierdzenia sprawozdania finansowego w ogóle nie pasuje do tego rodzaju dokumentacji. Sprawozdanie finansowe jest elementem rachunkowości jednostki, a lista płac jest dokumentem kadrowo-płacowym i dowodowym. Z mojego doświadczenia najlepiej zapamiętać to prosto: dokument, który może być potrzebny do emerytury lub renty, przechowuje się znacznie dłużej niż zwykłe papiery księgowe.