Zasadę podwójnego zapisu stosuje się na kontach
Zasada podwójnego zapisu dotyczy kont syntetycznych, czyli kont księgi głównej. To właśnie na nich każda operacja gospodarcza jest ujmowana co najmniej na dwóch kontach: po stronie Wn jednego konta i po stronie Ma drugiego konta, w tej samej kwocie. Dzięki temu zachowana jest równowaga księgowa, a suma obrotów Wn powinna być równa sumie obrotów Ma. Moim zdaniem to jedna z najważniejszych zasad rachunkowości, bo bez niej bardzo trudno byłoby kontrolować poprawność ewidencji. Przykład praktyczny: zakup materiałów za gotówkę zapisuje się na koncie Materiały po stronie Wn oraz na koncie Kasa po stronie Ma. Majątek zmienia swoją strukturę, ale zapis jest podwójny i zbilansowany. Konta syntetyczne pokazują dane zbiorczo, np. środki trwałe, kasa, rozrachunki z dostawcami, przychody ze sprzedaży. Dobra praktyka księgowa wymaga, aby zapisy na tych kontach były kompletne, chronologiczne i sprawdzalne, bo na ich podstawie sporządza się zestawienie obrotów i sald, bilans oraz rachunek zysków i strat.
W rachunkowości łatwo pomylić konta syntetyczne z innymi rodzajami kont, bo wszystkie służą do ewidencji, ale nie wszystkie działają według tej samej techniki zapisu. Konta pozabilansowe nie są typowym miejscem stosowania zasady podwójnego zapisu. Służą raczej do ewidencji zdarzeń, które nie wpływają bezpośrednio na aktywa, pasywa, koszty czy przychody jednostki, na przykład obcych środków trwałych używanych przez firmę albo udzielonych zabezpieczeń. Zapis na takich kontach ma zwykle charakter jednostronny i informacyjny, więc nie buduje klasycznej równowagi Wn i Ma w księdze głównej. Konta analityczne też bywają mylące. One uszczegóławiają konta syntetyczne, np. konto syntetyczne Rozrachunki z odbiorcami może mieć analitykę dla konkretnych kontrahentów. Jednak zapisy analityczne mają przede wszystkim wyjaśniać, z czego składa się saldo konta syntetycznego, a nie tworzyć samodzielny system podwójnego zapisu. Często mówi się tu o zgodności analityki z syntetyką, czyli suma sald kont analitycznych musi odpowiadać saldu konta syntetycznego. Określenie konta specjalne także nie jest właściwą odpowiedzią, bo nie wskazuje podstawowego poziomu ewidencji, na którym działa mechanizm podwójnego zapisu. Typowy błąd polega na myśleniu, że skoro konto jest księgowe, to automatycznie każda jego odmiana podlega identycznej zasadzie. W praktyce branżowej trzeba odróżniać księgę główną od ewidencji pomocniczej i pozabilansowej, bo inaczej łatwo zrobić bałagan w dekretacji dokumentów.